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Um sistema de gestão de projetos cofinanciados para facilitar a vida do gestor

2 min. para leitura 07/10/2015

Conquistar um aporte internacional não é uma tarefa simples, requer muito empenho e dedicação para o cumprimento de todas as etapas da Carta Consulta. Os projetos aprovados pelo pleito também terão que cumprir uma série de aspectos técnicos e prestação de contas. Com tantos detalhes para acompanhar, um sistema de gestão de projetos cofinanciados pode facilitar a vida do gestor e reduzir possíveis falhas, visando o melhor desempenho e resultado.

A tecnologia é uma peça-chave para apoiar o monitoramento de projetos cofinanciados, garantindo a integração entre todos os agentes envolvidos, com uma divisão clara de competências, atribuições e responsabilidades. Com um sistema de gestão de projetos cofinanciados é mais fácil, por exemplo, gerenciar os recursos recebidos e os pagamentos efetuados, inclusive com a conversão cambial, solicitada em muitos contratos.  

A prestação de contas é outro fator determinante para a gestão de projetos cofinanciados. O gestor deverá conhecer os padrões contábeis internacionais para entregar relatórios assertivos. Cada vez que uma informação entregue não atende ao que foi solicitado, além de causar retrabalho, também causa uma má impressão aos auditores e agentes financiadores. O sistema de gestão de projetos cofinanciados é uma alternativa eficaz para minimizar situações desconfortáveis e reduzir possíveis desconfianças.

Solicitação de desembolso via sistema de gestão de projetos cofinanciados

Uma das pedras no sapato do gestor de projetos cofinanciados é o pedido de desembolso. Como o processo é acumulativo, ao preencher os formulários de solicitação os dados de desembolsos anteriores devem ser levados em conta. O uso do sistema de gestão de projetos cofinanciados acelera as solicitações e reduz o risco de falhas, uma vez que o sistema já possui um histórico de todas as ações.
A prestação de contas aos agentes financiadores é outro ponto determinante na gestão de projetos que recebem financiamento internacional. Os gestores que optam pelo uso de um sistema de gestão de projetos cofinanciados podem reduzir em até 80% o tempo para prestação de contas. Essa economia de tempo resulta em maior dedicação ao projeto e, por consequência, em melhores resultados.

É importante evidenciar que a contratação de um sistema de gestão de gestão de projetos cofinanciados, por si só, não basta. É preciso que o gestor e toda a equipe envolvida sejam treinados para usar a ferramenta e tenham domínio de suas funcionalidades. Conhecendo todas as funcionalidades do sistema escolhido será possível extrair ao máximo o que ele tem a oferecer e usufruir disso. Soluções customizadas para a área de atuação do seu projeto também são mais eficazes, pois atendem 100% das rotinas de trabalho.

Para facilitar a vida do gestor, o sistema de gestão de projetos cofinanciados deve fazer o controle das ações do programa, o registro do planejamento, das aquisições, de medições e despesas. Além disso, é fundamental garantir o registro dos desembolsos, registro da matriz de resultados e a geração de relatórios gerenciais, que permitirão ao gestor visualizar o andamento de todas as esferas do projeto.

Você utiliza algum software para a gestão de projetos cofinanciados? Está alcançando os resultados esperados? Compartilhe conosco a sua experiência!

Foto: Unsplash/CC