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Pensar processos de um jeito diferente, transformação digital na prática

3 min. para leitura 15/10/2018

Servidores das diretorias de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas, Gestão de Materiais e Serviços, Gestão Patrimonial, Saúde do Servidor e da Dioesc da SEA participaram da oficina de Design Thinking com ênfase em Processos nos dias 13 e 14 de setembro, na Softplan. Com dinâmicas em grupo, momentos de descontração e muito trabalho a turma de 30 servidores avançou na proposta de discutir e entender os processos do dia a dia como uma oportunidade para aprimorar as práticas de gestão e atuar na transformação digital na prática. transformacao-digital-na-pratica- Em dois dias foram abordados os temas transformação digital, mapeamento de processos, design thinking, desenho de fluxos de processos e Canvas do EPROC. A oficina foi conduzida por Gabriela Tamura, da startup WeGov e por Rafael Lessa, da Softplan. Divididos em grupos, os participantes repensaram os seguintes processos:

  • Eliminação de documentos;
  • Baixar bens móveis inservíveis;
  • Adicional de pós-graduação;
  • Solicitação de dados de pesquisa acadêmica;
  • Portaria de comissão de licitação;
  • Reembolso plano de saúde.

Com a transformação digital da SEA, em cada um deles é possível reduzir no mínimo dez folhas de papel, economizar no tempo de tramitação e ainda diminuir o número de servidores envolvidos nas tarefas manuais. Além desses processos, dezenas de outros estão em análise pelas diretorias da SEA para eliminar o uso de papel com apoio da equipe do EPROC. Veja a lista completa.

SEA está no caminho da transformação digital

Aumentar a eficiência no setor público é um dos principais desafios da maioria dos governos. Com esse objetivo, o Escritório de Gestão de Processos do Poder Executivo do Estado (EPROC) vinculado à Secretaria de Estado da Administração (SEA) criou o programa Transformação Digital no Governo de Santa Catarina com o apoio de metodologias de gestão por processos e envolvimento dos servidores da Secretaria. A transformação digital está dividida em dois eixos: Governo sem Papel, que envolve a compreensão dos processos e proposição de melhorias para tramitação digital dos processos administrativos, eliminando gradativamente a utilização de papel e aumentando a eficiência por meio da minimização do uso de correio e malote; e Automação de Processos, que envolve o uso de tecnologia de BPMS para integração de sistemas e dados, buscando o aprimoramento dos fluxos de trabalho por meio da substituição de atividades humanas por atividades automatizadas e monitoramento dos processos em tempo real. O programa visa disseminar a cultura de gestão por processos no âmbito do Poder Executivo, bem como aumentar a eficiência dos serviços prestados pelo Estado, reduzir custos com impressão, correio e transporte, promovendo, ainda, a sustentabilidade ambiental, uma vez que reduzirá o consumo de recursos naturais. Uma das ferramentas utilizadas é o SGP-e (Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico), sistema disponível em todos os órgãos e entidades da administração pública direta, autarquias e fundações do Governo do Estado para gerenciamento de processos administrativos tanto em formato físico quanto em formato digital. transformacao-digital-na-pratica “O objetivo desta primeira etapa (eixo governo sem papel), além da melhoria na tramitação dos processos, é conscientizar os servidores públicos em relação a uma nova cultura de gestão por processos, proporcionando uma reflexão quanto à execução das atividades diárias e o quanto é possível melhorar e racionalizar essas atividades, eliminando um velho e ultrapassado discurso no serviço público de que “isso sempre foi assim” e “eu sempre fiz desse jeito”. Com o envolvimento e o engajamento de servidores de todos os sistemas administrativos sob responsabilidade da SEA, estamos estimando entregar pelo menos 30 serviços que passarão a ser realizados de forma totalmente digital, ou seja sem a impressão de papel”, explica o coordenador do EPROC Marcelo Eduardo Schubert. Há seis sistemas administrativos envolvidos no projeto: Gestão Documental, Gestão de Materiais e Serviços, Gestão Patrimonial, Gestão de Recursos Humanos, Ouvidoria e Saúde Ocupacional. Em todos eles a equipe do EPROC, em parceria com servidores das áreas envolvidas, está identificando os processos de negócio que serão priorizados para implementação da transformação digital. Próximas oficinas de Design Thinking OUTUBRO: 18 e 19/10 (quinta e sexta-feira). NOVEMBRO: 08 e 09/11 (quinta e sexta-feira).   Fotos: Daniel Conzi