Uma Iniciativa Logo Softplan

Tramitação eletrônica: como saber se a gestão dos processos está de acordo com a legislação?

2 min. para leitura 05/03/2018

A tramitação eletrônica de processos traz vários benefícios para a Administração pública, seja no aumento da produtividade, economia com compras de materiais de escritório e melhor utilização de espaço físico. As vantagens também podem ser percebidas no aspecto ambiental, já que poupa árvores e economiza água e energia elétrica, que seriam utilizadas para produzir papel. Os ganhos são visíveis, mas como saber se o software de gestão de processos está de acordo com a legislação vigente?

Abaixo separamos as seis leis que devem ser levadas em consideração na hora de fazer a tramitação eletrônica de documentos e processos. Confira!

6 leis que devem ser respeitadas na tramitação eletrônica

1 – e-Arq Brasil

Segundo o e-Arq Brasil o programa de tramitação eletrônica e gestão arquivística deve atender várias exigências tanto em relação aos documentos quanto ao funcionamento da própria solução: enquanto os documentos arquivísticos devem informar corretamente o que foi comunicado e conter os metadados essenciais para documentar o processo; o programa de gestão arquivística deve considerar o ciclo de vida completo dos documentos,  garantir a acessibilidade e armazená-los em ambiente seguro durante o período determinado na tabela de temporalidade.

2 – MoReq- Jus  

O MoReq-Jus foi implementado por meio da resolução nº 91, de 29 de setembro de 2009 e institui o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário. Ele traz as especificações que os softwares de tramitação eletrônica devem seguir em relação a organização dos documentos institucionais, captura de mensagens de comunicação eletrônica, armazenamento, preservação, segurança, tramitação e fluxo de trabalho, avaliação e destinação e pesquisa, localização e apresentação de documentos.

3 – Lei de transparência

A lei 12.527 normatiza o acesso a informação e estabelece quais processos administrativos são considerados sigilosos  e imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado. Os documentos que têm acesso restrito são aqueles que colocam em risco a soberania nacional, prejudicam a condução de negociações internacionais do pais, põe em risco a vida, segurança ou saúde da população, entre outros.

4 – Lei de processos administrativos

A lei 9.784 regulamenta os processos administrativos na Administração Pública e estabelece critérios para tramitação de documentos e atendimentos aos servidores e cidadãos, como por exemplo: nas  demandas de interesse público é proibido a promoção pessoal de agentes ou autoridades  e também a  aplicação retroativa de nova interpretação, entre outros.

5 – ICP Brasil

O  ICP-Brasil (Infraestutura de Chaves Públicas Brasileira) emite certificados que garantem a autoria, autenticidade e integridade dos documentos e das assinaturas nos documentos administrativos que foram processados por meio da tramitação eletrônica.

6 – Decreto 8.539

Ele determina que todos os processos administrativos nos órgãos e nas entidades da administração pública devem ser efetuados por  meio da tramitação eletrônica. A exceção para esse procedimento acontece apenas quando a solução escolhida estiver fora do ar ou interfira na celeridade do processo. O decreto foi publicado em outubro de 2015 e os órgãos públicos têm um prazo de 2 anos para se adequar as novas exigências.

Agora que você já sabe quais são as leis que devem ser obedecidas para tramitação eletrônica de processos administrativos. Baixe nosso eBook “O que você precisa fazer para atender ao decreto de tramitação eletrônica?”.