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Tramitação eletrônica de documentos agora é regra para o governo federal

2 min. para leitura 23/02/2018

 

Órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional terão de tramitar documentos exclusivamente por meio eletrônico, de acordo com o Decreto nº 8539, de 08 de outubro de 2015, que estabelece a nova regra. A tramitação eletrônica de documentos deverá prover mecanismos de verificação da autoria e integridade dos documentos em processos administrativos eletrônicos. Os objetivos são claros: assegurar a eficiência das ações governamentais, realizar os processos administrativos com segurança, transparência e economicidade; ampliar a sustentabilidade ambiental e facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

As instituições têm seis meses, a contar da data da publicação do decreto, para apresentar um cronograma de implantação datramitação eletrônica de documentos ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP) e dois anos para implantar um sistema que atenda as normas definidas no decreto. Já os órgãos que utilizam a tramitação eletrônica têm três anos para adaptações.

Benefícios da tramitação eletrônica de documentos

A implantação de uma ferramenta para gestão de processos eletrônicos busca melhorias no desempenho dos processos da administração pública, com ganhos em agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos. A modernização incentivada pelo Governo Federal traz uma nova luz ao processo de desburocratização do poder público afim aumentar a eficácia e eficiência no setor.

Economia

A tramitação eletrônica de documentos reduz significativamente os custos com papel, impressão, transporte e principalmente espaço físico para armazenamento dos documentos. Além da economia proporcionada, há um ganho muito expressivo no tempo de tramitação digital de processos e documentos em relação ao físico, como é o caso da Prefeitura Municipal de Florianópolis que, até o momento, já obteve uma redução média de 54%, aumentando a eficiência no atendimento ao cidadão.

Transparência

Com os documentos em tramitação online, o acesso às informações é facilitado e mais rápido, além de tornar mais transparente o acompanhamento de documentos que tramitam nos órgãos públicos.

Segurança

Uma das exigências do decreto é a utilização de assinaturas digitais para garantir a autoria, autenticidade e a integridade dos documentos. As assinaturas devem ser obtidas por meio de certificado digital emitido pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, que mantém a segurança dos arquivos, com validade jurídica.

Sustentabilidade ambiental

Menos papel, menos árvores cortadas. Além da economicidade, a sustentabilidade ambiental é um dos objetivos da norma. A desmaterialização dos processos moderniza e torna a gestão pública mais eficiente, sem a necessidade de impressões em papel. Ao investir em tecnologia, o poder público adota práticas ambientalmente mais responsáveis, com reflexos na economia de recursos ambientais.

A tramitação eletrônica de documentos já é uma realidade na sua gestão? Ainda tem dúvidas sobre os benefícios da tecnologia para os órgãos públicos? Leia aqui no blog mais informações sobre o tema e deixe seus comentários abaixo.

Foto: Rodolfo Stuckert/Câmara dos Deputados