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Software de gerenciamento de obra: controle alinhado à legislação

5 min. para leitura 10/12/2018

Uma gestão de obras públicas que zele pelo bom uso dos recursos, sem deixar de lado a qualidade dos serviços executados, precisa ter total controle das etapas, da concepção do projeto à entrega do escopo contratado. Assim, tudo (ou pelo menos grande parte) do que foi previsto e estipulado em contrato, em termos de quantidade de serviços, preços e prazos deve ser mantido até a sua finalização. Como isto é possível? Utilizando um software de gerenciamento de obra alinhado à legislação, especialmente a Lei 8.666/1993 e o Decreto 7.983/2013 (que instituem normas para orçamentos, licitações e contratos da Administração Pública).

Vale ressaltar que o processo de obra pública é totalmente encadeado e a boa sequência das etapas que a envolvem é que determinará seu sucesso – do ponto de vista da eficiência, da qualidade e da economicidade, evitando gastos desnecessários e até superfaturamentos.

Neste artigo, vamos falar dos requisitos que um bom software de gerenciamento de obra deve ter para que os órgãos e as entidades públicas possam ter eficiência em dois pontos fundamentais deste processo: a elaboração do orçamento e a medição dos contratos.

Software de gerenciamento de obra facilita a composição do orçamento e otimiza a medição

Como falamos, o termo “gestão de obras públicas” engloba todo o processo: pré-projeto executivo, definição do objeto da contratação, orçamento, licitação, celebração do contrato, medição e a entrega do empreendimento. São atividades conexas e indissociáveis, pois uma alimenta e depende da outra. Portanto, o gestor deve ter controle desde o início (pré-projeto) até a prestação de contas.

Para isto, precisa ter meios que o ajudem a repassar, com segurança e precisão, as informações do projetista para o orçamentista, deste para o termo de licitação que, por sua vez, será a base para o contrato, que deve ser seguido à risca, conforme as medições feitas pelo fiscal de obra. E é na ligação entre estas etapas, mantendo os dados e números estipulados de ponta a ponta no processo, que um software de gerenciamento de obra atua com excelência.

Funcionalidades para elaboração do orçamento

É por meio do orçamento que se determinam os custos de serviços, os preços unitários e as quantidades dos materiais a serem utilizados, embasando a licitação e o valores (estimados) que serão investidos na obra. O orçamentista irá se apoiar no anteprojeto para estimar melhor as quantidades de serviços, equipamentos e materiais a serem utilizados.

A elaboração do orçamento deve ter como referencial valores de mercado atualizados para identificar os custos unitários de cada insumo, para execução do serviço, como os encontrados nas tabelas do Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil (SINAPI), mantido pela Caixa Econômica Federal (CEF) ou do Sistema de Custos Rodoviários (SICRO), do DNIT. Também é preciso adotar uma taxa de Benefícios e Despesas Indiretas (BDI), de maneira que os custos indiretos e o benefício advindo da empreitada sejam corretamente mensurados.

Neste ponto, um software, como o Obra Gov., da Softplan, é a solução ideal, já que é um sistema desenvolvido especificamente para a gestão inteligente de obras públicas. Ele permite, por exemplo,  que sejam importadas as tabelas atualizadas do SINAPI e SICRO, mantendo a composição do orçamento de acordo com os referenciais de preços para os itens de interesse da obra. Inclusive, um diferencial do Obras Gov. é seguir as regras de cálculo de cada um destes referenciais. Ou seja, de forma automatizada, o software calcula os valores (o orçamentista deve inserir as quantidades estabelecidas no projeto) conforme o recomendado por cada sistema, incluindo até quatro casas decimais (Novo SICRO), e ainda permite somar produções de serviço individuais e por equipe.

Com o sistema, também é possível criar uma composição personalizada para cada órgão, baseando alguns elementos nos referenciais do SINAPI/SICRO e outros usando os valores praticados na localidade onde a obra será feita. Vamos usar como exemplo o saco de cimento, que nestas tabelas teria um preço, mas em uma determinada região não é possível encontrar o produto naquele valor, mas sim um pouco acima. Neste caso, o orçamentista pode preencher sua tabela incluindo o valor que considera ideal e anexar documentos que justifiquem a diferença de preço e comprovem a composição – esta, inclusive, é mais uma funcionalidade importante do Obras Gov. Pelo software, ainda pode-se inserir itens não contemplados pelos referenciais, como no caso de reformas e prédios históricos e tombados.

Outro ponto positivo dos sistemas automatizados para obras é a possibilidade de fazer uma conferência no orçamento. Antes de finalizar o documento, um software como o Obras Gov. faz uma checagem em todos os itens e valores, e notifica caso haja alguma incoerência ou falha no preenchimento. Assim, a chance de erro fica bastante reduzida.

Com um orçamento bem elaborado, o processo licitatório terá informações qualificadas para evitar discrepâncias que elevam o preço final do empreendimento ou que a empreiteira contratada não cumpra as especificidades técnicas e os prazos estabelecidos. Aliás, o Obras Gov. permite uma integração com softwares de gestão de contratos, onde o orçamento aprovado pode ser anexado junto ao documento assinado pelo prestador de serviço.

Funcionalidades para fiscalização e medição

Após a assinatura do contrato e emissão das ordens de serviço, é estabelecida uma nova etapa da gestão de obras públicas: a execução do projeto, que deve ser rigorosamente fiscalizada para uma entrega de qualidade. Aqui, chegamos à fase de medição da obra, de responsabilidade do fiscal designado pelo órgão contratante.

Se não houver um bom controle nesta fiscalização, é bastante provável que haja problemas para atender por completo às especificações do contrato, ocasionando atrasos e até custos acima do previsto com a inclusão de aditivos. O profissional deve verificar periodicamente se o que está sendo executado confere com a planilha de serviços licitada e contratada – se os materiais e serviços entregues seguem a especificação, quantidade e custos definidos no termo de referência do contrato e estão dentro do cronograma.

Com o software de gerenciamento de obra da Softplan, o Obras Gov., o cumprimento desta etapa é feito com grande controle. Depois de aprovada a planilha, são estabelecidos valores e prazos de serviços, com itens inseridos de forma bem detalhada e completa dentro do sistema, nada pode ser incluído ou excluído (se na execução for medida mais ou menos, por exemplo) sem que seja por meio de um aditivo aprovado. O próprio software bloqueia este tipo de alteração direta na planilha e só permite uma inclusão de valores ou serviços após o contrato ser aditado oficialmente.

No Obras Gov. ainda é possível padronizar a forma de cálculo para que não sejam feitas alterações ao longo do processo. Isto é um grande diferencial do software em relação a um arquivo de Excel. Neste tipo simples de controle, pode-se inicialmente nomear uma célula de cálculo como “quantidade x preço unitário/1000” e mais à frente alterá-la, gerando uma insegurança na medição e ampliando muito os riscos de não se cumprir o orçamento estipulado e à legislação para contratos de obra pública.

Agilidade para o trabalho do fiscal

Quando o órgão público utiliza um software de gerenciamento de obra, o fiscal consegue trabalhar com mais eficiência e agilidade, antecipando-se a problemas que podem gerar o não cumprimento do contrato. Ele pode acompanhar e atualizar in loco e em tempo real o andamento da execução, diretamente do canteiro de obra. Ao integrar estas informações ao repositório geral do projeto que fica no software, garante uma maior fidelidade em relação ao estado atual da construção.

Com esta ferramenta, a gestão também pode receber informações diretas do responsável técnico da obra (a serviço da empreiteira), que vai ‘alimentando’ o sistema de acordo com o andamento dos trabalhos. Ele pode, assim como o fiscal, inserir fotos, vídeos e outras informações sobre a obra. Tudo é feito por meio de login e senha, e claro, acompanhado de perto pelo responsável pela fiscalização, que vai atestar se há ou não a necessidade de ajustar o cronograma, liberar novos recursos ou de aditar serviços, por exemplo.

E as soluções automatizadas também vão além da otimização do orçamento e medição, possibilitando uma prestação de contas com transparência e segurança. Ao usar os softwares de gestão,  pode-se manter a correta organização e melhorar a guarda de documentos importantes, como as notas fiscais emitidas. Por tudo isso, agregá-las ao processo de obras públicas se tornou tão necessário.

Como vimos, um bom software de gerenciamento de obras, a exemplo do Obras Gov. da Softplan, irá garantir eficiência de ponta a ponta na gestão, permitindo a entrega de um empreendimento de qualidade para a sociedade. Tudo isto amplia a transparência e segurança na execução de obras públicas.

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