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Da implantação ao uso de um sistema para gestão pública

Alterar o processo de trabalho de um órgão público é uma tarefa complexa. Mudar os processos do ‘físico’, com o tradicional uso de papel, para o digital, através de sistemas digitalizados, requer planejamento, organização e, sobretudo, especialistas para implantar e dar suporte na instalação, no mapeamento para melhorias e na sensibilização dos usuários de um sistema para gestão pública.

Para que este sistema seja de fato eficiente, é necessário que se tenha atenção a alguns pontos relevantes. Entre eles estão a capacidade de a ferramenta atender a especificidade dos processos de cada órgão público (em diferentes esferas e setores) e estar adequada às diferentes legislações e normas.

Também deve-se considerar a expertise e a capacidade do fornecedor do sistema para gestão pública em auxiliar em todas as etapas da implantação da ferramenta até que ela esteja em pleno funcionamento, inclusive sensibilizando e treinando os servidores para as novas tarefas digitais.

Neste artigo, vamos trazer os principais pré-requisitos que um bom sistema de gestão pública deve ter para otimizar o fluxo de trabalho e de atendimento de cada setor, e mostrar como a Softplan ajudou na transformação digital de órgãos públicos de diferentes áreas.

Pré-requisitos de um sistema para gestão pública

Funcionalidades da solução devem ser adequadas ao setor

A escolha do sistema para gestão pública começa na preparação do edital que vai abrir o processo de licitação. É no edital que os gestores definem as principais funcionalidades e o que a ferramenta digital precisa para suprir seu fluxo de trabalho e atendimentos. Neste ponto, é fundamental que estes mesmos gestores conheçam bem o funcionamento dos processos internos do seu setor.

Isso porque, é pelo edital que as empresas irão se basear na hora de entrar na ‘disputa’ de fornecimento do produto. Neste momento é preciso destacar que o software já deve ser estruturado para atender o setor público, como é o caso do sistema de gestão de processos e documentos da Softplan.

Os sistemas precisam oferecer funcionalidades gerais (comuns aos softwares de gestão) como a central de tarefas do servidor (mesa de trabalho digital), armazenamento eletrônico, pesquisa no conteúdo dos documentos. Também devem ter outras funções bem voltadas para auxiliar o trabalho dos servidores através da automação dos fluxos de acordo com o rito de cada órgão, inclusive dos processos mais complexos. E ainda, no atendimento ao cidadão (ou clientes finais do setor) desde o protocolo do serviço, acompanhamento da demanda e finalização do pedido.

Vale ressaltar que a ferramenta deve permitir, por meio de um ‘Portal do Cidadão’ que tudo seja feito de forma online, evitando deslocamentos do cidadão e agilizando a prestação do serviço.

Além disso, os softwares para o setor público, a exemplo do da Softplan, tem que estar adequado para cumprir legislações e normas intrínsecas a esse serviço. Entre elas, destacamos as leis de acesso à informação (Lei no 12527) e a de assinatura eletrônica (Lei nº 12.682, nos padrões da ICP-Brasil), e as normas de gestão arquivística, do e-ARQ e MOREQ-jus.   

Suporte na customização e implantação

Definido os requisitos e após licitação e assinatura do contrato, é o momento de estruturar e implantar o sistema. E é aqui que a expertise e a qualidade do fornecedor fazem toda a diferença.

A empresa contratada é uma parceira de extrema importância na execução do projeto, afinal, as mudanças em decorrência da contratação de um sistema automatizado são estruturais e vão impactar diretamente no funcionamento do órgão.  

Além de transformar burocracia e pilhas de papéis em processos estruturados e coordenados, o novo sistema vai ajudar também a resolver problemas diversos e dar eficiência, transparência e qualidade ao fluxo de trabalho do servidor e ao atendimento ao cidadão.

Mas para isso, a implantação do sistema deve iniciar com um estudo junto aos gestores do setor sobre como será possível configurar a ferramenta para atender ao rito daquele órgão. Portanto, a flexibilidade do sistema para receber parametrizações é um diferencial, já que há particularidades em fluxos diversos. E neste caso vale destacar que as adaptações devem ser feitas para dar eficiência às demandas, fazendo os processos fluirem sem travas. Durante e após a implantação, os especialistas podem ajudar o órgão a entender e priorizar adequações no sistema que permitam otimizar ainda mais a rotina de trabalho.

Outro ponto relevante é a sensibilização dos servidores. É que o fato de mudar o funcionamento de um setor pode causar resistência e descontentamentos até que haja novamente um fluxo adequado. Por isso, é preciso contar com o interesse e adesão dos servidores. Neste ponto, novamente é preciso ter o suporte do fornecedor da ferramenta. A equipe da Softplan por exemplo, atua em parceria com o WeGov, que oferece treinamentos e atividades que mostram aos colaboradores que o sistema vai resultar em benefícios no dia a dia do atendimento das demandas internas e do atendimento ao cidadão.

Além disso, há outro cuidado. A implantação do sistema deve ser feita de forma gradativa. Em conjunto entre empresa e órgão, são definidos os assuntos estratégicos baseados na relevância dos assuntos para o órgão em aspectos tais como arrecadação, volume, visibilidade externa, etc. que serão implantadas em um primeiro ciclo. A liberação para o uso é feita de forma gradual – há possibilidade de manter em paralelo o andamento dos processos físicos já iniciados até seu completo arquivamento. Assim, a mudança pode ser feita aos poucos, ajudando o servidor a se ajustar ao novo processo de trabalho, entendendo os benefícios da ferramenta, ganhando assim, sua confiança e adesão.

Experiência do fornecedor

Ter uma empresa consolidada e com experiência no setor público como parceira neste momento de transformação traz algumas vantagens significativas. É fundamental que o fornecedor entenda as dificuldades próprias do setor público, nos seus mais diferentes segmentos, e consiga contorná-las evitando atrasos na implantação. E essa expertise é adquirida ao desenvolver projetos de sucesso.

A Softplan ajudou a dar eficiência e qualidade aos serviços do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP), da Agência de Regulação de Serviços Públicos de Energia, Transporte e Comunicações da Bahia (AGERBA), da Secretaria de Administração de Santa Catarina (SEA), da Secretaria do Meio Ambiente de São Paulo e da Prefeitura Municipal de São Bernardo do Campo, dentre outros. Entenda como foi a implantação do sistema na AGERBA lendo um de nossos cases.

Tem alguma dúvida ou quer saber mais sobre o sistema de gestão de processos e documentos da Softplan? Entre em contato com a equipe do E-Gestão Pública.

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