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Atenda bem às demandas administrativas do serviço público

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A tarefa de transformar o serviço público para torná-lo mais sistematizado e organizado não é simples. É preciso mudar processos e superar resistências, buscando um modelo de gestão que preze sempre pelo melhoria do atendimento aos cidadãos.

Fato é que a modernização do serviço público é essencial, independente do setor em que o órgão atue – educação, saúde, justiça, saneamento, meio-ambiente, administrativo, etc.

Para se ter uma ideia de quanto isso é necessário no Brasil, um levantamento do Banco Mundial revelou que o brasileiro gasta quase três meses por ano para lidar com burocracia no poder público.

Por isso o funcionamento da Administração – municipal, estadual ou federal – deve estar em sintonia com essa a realidade de tecnologias e inovações. E são a simplificação e a digitalização dos processos, por meio de sistemas inteligentes de gestão, que podem gerar reflexos positivos no desempenho e na produtividade dos servidores e na qualidade do atendimento ao cidadão.

Veja no artigo como é possível atender bem as demandas administrativas apostando na desburocratização dos processos e na transformação digital.

3 passos importantes para aprimorar o serviço público

Dar mais eficiência ao atendimento das demandas, melhorar as relações entre os cidadãos e seus governos e ampliar a transparência na administração. Podemos dizer que estes são os principais resultados almejados por gestores que buscam aprimorar o serviço público. Inclusive, eles são citados no Art. 2º da Lei 9784/99, que regula o processo administrativo no setor público.

Entretanto, para que seja possível chegar a uma prestação de serviços de qualidade, elencamos três pontos importantes de melhorias que a gestão deve levar em consideração. São eles:   

Analisar e melhorar os processos

Para implementar a qualidade no setor público, uma das premissas é fazer a análise de processos do que é realizado (atividades e tarefas diárias) em um determinado órgão, buscando meios de ampliar a eficiência e a transparência. É durante essa fase que serão mapeados os pontos críticos e sugeridas melhorias em cada um deles.

Para realizar toda essa análise deve-se entender toda a cadeia de atividades e identificar quais delas são essenciais, quais são descartáveis e as que podem ser modernizadas. O apoio dos servidores é essencial para identificar quais são os processos que carecem de melhorias pois eles estão diretamente ligados ao funcionamento do órgão. Podem assim auxiliar a encontrar mais facilmente os problemas e indicar caminhos de mudança. Dessa forma, pode-se eliminar as falhas, os excessos e os gargalos administrativos, sem prejudicar a execução dos serviços em si.

Porém, antes de mudar, vale lembrar que os processos funcionam como uma espécie de corrente ligados por procedimentos e métodos específicos que garantem um resultado final. Sendo assim, ao alterar um deles, deve-se ajustar também os que dependem dele.

Importante ressaltar que o objetivo principal desta prática é sempre gerar valor para o órgão e permitir uma gestão de processos mais padronizados e funcionais. Neste outro artigo, falamos mais sobre a gestão de processos, que é uma das principais maneiras para ganhar produtividade e eficiência no serviço público.

Investir em ferramentas digitais

Mais transparência e agilidade às demandas administrativas são as principais vantagens de investir em ferramentas digitais para a gestão das demandas dos serviço público. Estas soluções promovem uma sucessão encadeada de atos, sempre ordenados, que possibilitam um atendimento mais eficiente e, por consequência, uma conclusão mais rápida para as atividades.

O uso destas ferramentas permite que sejam feitos digitalmente o recebimento de requerimentos, autuação, consulta e encaminhamento dos processos para o arquivo, juntada de documentos, contagem de prazos, além da elaboração de relatórios sobre processos ativos e arquivados. Há ainda uma automação dos fluxos de acordo com o rito de cada órgão, inclusive dos processos mais complexos, onde cada servidor sabe, de forma clara, qual sua tarefa e qual a sequência a ser dada, minimizando a chance de erros, retrabalho e atrasos na continuidade do atendimento.  

Além disso, as soluções inteligentes possibilitam o gerenciamento de ponta a ponta das demandas do serviço público, desde o início da solicitação feita pelo cidadão até sua resolução, com toda a comunicação entre órgão e os cidadãos feita de forma online. Assim, por meio de um Portal, os serviços podem ser acessados de qualquer local, reduzindo o tempo de deslocamento e de espera em filas.

O cidadão ganha conforto, usando a tecnologia a seu favor, tendo acesso mais fácil à informação e obtendo respostas mais rápidas do setor público. Além disso, a aproximação com o cidadão abre espaço para uma gestão mais participativa, onde a população pode mostrar os pontos negativos e positivos e sugerir melhorias, atendendo seu direito de se manifestar e de avaliar a qualidade dos serviços prestados.

Portanto, o gerenciamento digital das demandas administrativas traz um série de vantagens, como:

  • Permitir a padronização dos procedimentos;
  • Organizar e tornar mais eficiente o fluxo de trabalho dos servidores;
  • Oferecer uma visão de ponta a ponta do andamento (do início a conclusão) da demanda;
  • Automatizar tarefas, minimizando erros e retrabalho;
  • Aumentar a celeridade da tramitação dos processos;
  • Melhorar o atendimento ao cidadão;
  • Trazer mais produtividade e eficiência para o órgão;
  • Reduzir gastos com insumos e materiais administrativos (papel, tinta de impressora, grampos, pastas, envelopes, carimbos);
  • Diminuir a necessidade de grandes arquivos físicos para a guarda de documentos;
  • Dar mais transparência aos atos da Administração Pública.

Capacitar e motivar servidores

Outro ganho importante com a adoção de processos digitais é poder reduzir a demanda de atividades dos servidores, que em muitos setores estão sobrecarregados. Tendo um fluxo de trabalho mais organizado, a equipe pode focar em tarefas de maior importância, sem desperdiçar tempo com burocracias.

Mas para que de fato haja uma transformação no funcionamento do setor, novamente é preciso contar com o apoio dos funcionários. Eles devem entender os benefícios que a solução vai trazer ao seu trabalho e como vai ajudar a simplificar os processos administrativos. Para isso, o gestor deve oferecer ao time capacitações e treinamentos que mostram aos colaboradores como o sistema funciona e de que forma vai ser vantajoso no dia a dia. Isso ajuda os profissionais a se ajustarem ao novo processo de trabalho, ganhando assim, sua confiança e adesão.

Além disso, servidores motivados para a mudança também contribuem para a melhoria no ambiente de trabalho e, por consequência, na produtividade e bom atendimento ao público (quando for o caso).

Em outros dois artigos, falamos sobre algumas boas práticas que podem contribuir para o bom desempenho do time. Saiba mais lendo O que preciso para melhorar o desempenho da equipe de servidores? e Produtividade e motivação: como estimulá-las no setor público.

Se quiser saber mais sobre o uso e as funcionalidades de soluções inteligentes para otimizar a gestão do serviço público, veja como a Agência de Regulação de Serviços Públicos de Energia, Transporte e Comunicações da Bahia (AGERBA), mudou seus processos por meio de uma ferramenta digital implantada pela Softplan. E nesse outro artigo você pode conhecer os requisitos importantes para implantação e pleno funcionamento de um sistema para gestão pública. Se tiver dúvidas, fale com os especialistas do E-Gestão Pública.

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