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Projetos internacionais, evite falhas na conversão cambial

4 min. para leitura 29/05/2018

Toda Unidade de Gerenciamento de Projetos (UGP) de órgão ou entidade pública que busca investimento externo deve adotar uma série de boas práticas de gestão. Para que financiamentos de projetos internacionais sejam concretizados, é preciso organização para seguir as diretrizes do agente financiador e também o que é exigido pela legislação brasileira, desde a estruturação da ideia até a prestação de contas.

Uma destas boas práticas é otimizar o controle financeiro. Aliás, esta etapa exige um cuidado ainda mais minucioso, pois em um financiamento internacional tudo gira em torno da taxa de câmbio. Assim, um cotação errada ou um dado inserido de forma equivocada pode comprometer a prestação de contas, a conciliação das informações e gerar distorções na execução financeira. E isso pode induzir o mutuário a muitos erros.

Como superar este desafio e poder gerir com precisão as finanças, mesmo atuando com a variação da moeda estrangeira? No artigo, saiba de que forma é possível melhorar a gestão contábil e evitar falhas na conversão cambial.

Como não errar nas taxas de câmbio de projetos internacionais

O contrato de financiamento passa a ser uma ferramenta do cotidiano dentro da UGP. Para evitar erros, é importante que o gestor sempre observe as regras e procedimentos determinados que constam no documento.

Entre as regras já previamente estabelecidas em contrato é que a UGP tenha ferramentas automatizadas para o gerenciamento de projetos internacionais. Isso porque, a adoção de um sistema informatizado para a gestão dá maior controle e transparência às etapas, principalmente a contábil e a financeira.

Mas é possível realizar este controle com qualquer tipo de sistema, como planilhas, softwares financeiros ou outros mais genéricos de gerenciamento? Sim, é. No entanto essa não é uma prática recomendada. O ideal é optar por uma solução específica para projetos internacionais. Apenas estas é que irão garantir integração a interface de agentes financiadores, acesso fácil aos dados e a produção de relatórios no formato e com regras determinadas pelo agente financiador, seguindo a legislação e as normas contratuais.

E em relação à conversão cambial, as ferramentas específicas auxiliam fornecendo ajustes automatizados quando há variação de câmbio e garantem que os valores estejam sempre corretos. Assim não é necessário que o gerente financeiro precise realizar muitos cálculos e inserir manualmente uma grande quantidade de os dados numéricos.

Mesmo com muita atenção e experiência na função, falhas podem acontecer. Só que vale destacar caso os números não ‘fechem’ ou se os relatórios (especialmente os fiscais) não forem elaborados com exatidão e no prazo,  as etapas do projeto não são validadas pelo órgão financiador, atrasando o cronograma ou até impedindo a liberação da verba.

O que uma solução automatizada ideal deve oferecer

Os organismos multilaterais de crédito recomendam que os mutuários sigam padrões internacionais de contabilidade para o controle dos projetos e utilizam o Dólar Americano como moeda referência. Neste ponto, o uso de softwares de gestão moldado para projetos internacionais vai facilitar a administração das informações financeiras, parametrizando automaticamente a variação cambial, e permitindo, por exemplo, que o gestor visualize o projeto em real e em dólar.

Com uma boa ferramenta, tudo é facilitado: a inclusão de dados, planilhas e informações sobre as obras, por exemplo, fica armazenada no sistema, pronta para ser utilizada; o mutuário pode emitir e enviar os relatórios necessários ao banco, e é possível que o próprio banco visualize esses dados diretamente no sistema e gere um relatório sem que o gestor precise interferir no procedimento.

Destacamos algumas funções que uma solução automatizada ideal deve oferecer à UGP nos âmbitos contábil, financeiro e de monitoramento:

  • Controle de informações do projeto, configurados nas moedas Real e Dólar;
  • Acompanhar os gastos do programa;
  • Fazer a gestão cambial;
  • Fazer a gestão do plano de contas específico do programa, a partir do Plano de Contas;
  • Gerar os lançamentos contábeis;
  • Organizar pagamentos e pedidos de desembolso;
  • Gerar relatórios e gráficos que demonstrem o avanço físico e financeiro.

Como falamos, os bancos internacionais exigem em contrato que o mutuário faça uso de um programa de gestão, que vai organizar os dados e manter em dia todos os relatórios. É o coordenador da UGP que irá buscar a ferramenta que será utilizada por toda a equipe.

  Dessa forma, cabe ao gestor encontrar a mais adequada a projetos internacionais, para que ela atenda com precisão todas as demandas do parceiro estrangeiro e facilite o trabalho de todos os profissionais da UGP.

Não se pode esquecer que quando se fala em projeto cofinanciado, todo cuidado é pouco e qualquer erro pode significar atraso no cronograma ou mesmo a perda do financiamento. Por isso, fazer a gestão financeira estritamente dentro das normas contratuais é um ponto-chave, já que as diferenças cambiais podem levar a uma série de erros, impactando em todo o processo.

Para saber mais sobre projetos cofinanciados, baixe o Guia para projetos com financiamento externo: o que é preciso saber para começar a captar investimentos e gerenciar o processo”. Caso tenha dúvidas, entre em contato com nossa equipe.