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É preciso otimizar o processo administrativo em prefeituras

3 min. para leitura 27/11/2018

Para cumprir com eficiência cada processo administrativo inerente à prestação de serviço de um órgão público, é importante que a gestão sempre reveja e atualize a tramitação destes processos para evitar atrasos, retrocessos e possíveis falhas. É preciso ainda dar condições aos servidores públicos para que possam cumprir com eficiência suas atribuições, afinal, a qualidade dos serviços deve ser uma busca constante na gestão de prefeituras.

Uma das maneiras de alcançar este objetivo é otimizar o processo administrativo, desburocratizando os fluxos e modernizando as atividades, com melhorias no controle de envios, no acompanhamento de demandas e no despacho final, e isto se torna possível com a digitalização dos processos.

As vantagens de digitalizar o processo administrativo são muitas e vão desde a padronização de fluxos, desmaterialização do papel, redução de custos e aumento da produtividade, até a promoção de um governo mais transparente e eficiente.

Neste artigo, o E-Gestão Pública e a 1Doc apresentam alguns pontos que podem ser significativamente melhorados com o uso de ferramentas digitais próprias para a gestão das atividades de prefeituras.

Digitalizar o processo administrativo gera produtividade e economia para as cidades

O processo administrativo digital é a principal maneira de dar agilidade e eficiência à gestão das prefeituras. Com o uso de soluções próprias para esta esfera da administração  pública, independente do porte da cidade, é possível alterar o modus operandi tradicional e ter celeridade no atendimento das demandas.

Desta forma, pode-se tramitar eletronicamente os processos e acessar documentos de forma prática e com menor margem de erro nos procedimentos e evitando extravios ou atrasos no cumprimento dos prazos. Além disso, por meio de uma ferramenta digital, o gestor e sua equipe podem visualizar as informações sobre atendimentos iniciados, cada movimentação realizada até conclusão da atividade e conectar rapidamente os setores. Assim, o trabalho flui mais facilmente com uma sequência coordenada das tarefas a serem realizadas.

Com a tramitação eletrônica dos processos é possível, por exemplo, que sejam feitos digitalmente o recebimento de requerimentos, alvarás, juntada de documentos, arquivamento e consultas gerais, além da elaboração de relatórios sobre demandas e solicitações ativas, atendidas e arquivadas. E, caso os processos sejam mais complexos ou que abranjam mais secretarias, ou então que já haja uma maturidade digital no órgão, com processos bem estabelecidos eletronicamente, pode-se contar com a automatização dos fluxos, de acordo com o rito de cada órgão.

Já a comunicação interna, utilizando memorandos, ofícios, circulares ou protocolos eletrônicos, também ganha eficiência. Isto porque informações que, antes poderiam se perder em meio a tantas demandas e documentos, agora podem ser armazenadas e repassadas de maneira segura e transparente, assim, mesas cheias de pilhas de papel se tornam uma imagem do passado. Além da eficiência e agilidade, a mudança da gestão analógica possibilita ainda uma economia de insumos – folhas, tinta de impressora, grampos, canetas, envelopes, carimbos, pastas, etc. Em pouco tempo, pode-se reduzir os gastos com impressos, contribuindo para a sustentabilidade.

Por outro lado, com o gerenciamento digital, o cidadão também pode verificar o andamento dos seus processos. Isto porque a criação de canais on-line possibilita a solicitação de serviços, reclamações, sugestões e o acompanhamento de pedidos de maneira eletrônica. Assim, os moradores da cidade podem escolher o momento mais adequado – qualquer dia e horário e do computador de casa, por exemplo – para fazer suas solicitações, eliminando a necessidade de ele ter que se deslocar e enfrentar filas de espera ou imprimir uma série de documentos.

Mas o grande ganho com a digitalização do processo administrativo é no desenvolvimento das atividades, feitas de modo mais eficiente, minimizando falhas e eliminando o retrabalho. São benefícios que potencializam a produtividade da equipe e, por consequência, liberam os servidores para que possam destinar maior atenção a tarefas mais estratégicas e de maior entrega de valor.

Em resumo, entre os ganhos de uma gestão com processo administrativo digital, podemos destacar:

  • Agilidade no cumprimento das demandas;
  • Fluxos de trabalho contínuos e com menor margem de erros e atrasos;
  • Maior produtividade da equipe;
  • Qualidade no atendimento ao cidadão;
  • Economia de insumos – diminuição do uso de papel, tinta de impressoras, pastas, grampos, canetas, envelopes, etc.;
  • Comunicação interna mais eficiente e sem ruídos;
  • Maior transparência aos atos da gestão;
  • Controle e estatísticas das atividades, com a geração de relatórios analíticos.

Portanto, na era da informação e da inovação, a gestão municipal pode e deve se atualizar e aproveitar os benefícios que as novas tecnologias oferecem. Da redução de gastos em insumos e qualidade na prestação do serviço à realocação de recursos para melhorias na cidade, existem muitas vantagens em adotar um sistema eletrônico. Aliás, o cidadão também é beneficiado com a modernização no processo administrativo, pois passa a contar com tramitação mais rápida de pedidos e com uma gestão pública mais transparente e eficiente.

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