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Porque capacitar equipes em sistemas de gestão pública?

3 min. para leitura 11/12/2015

Os sistemas de gestão pública vieram para ficar. Não se pode mais pensar o cotidiano do setor público sem a implementação de softwares que agilizem a administração. A automação das rotinas apresenta uma série de vantagens que resultam em serviços públicos mais econômicos e eficazes. Além de ajudarem a reduzir gastos com insumos como papel e tinta de impressora, os sistemas tornam os processos administrativos mais transparentes. Como eficácia e economia são cada vez mais necessárias no setor público, a tendência de automação é irreversível.

Implementar novos sistemas de gestão pública é sempre um grande desafio

Um dos maiores desafios para a adoção dos sistemas de gestão pública é a capacitação das equipes que irão utilizá-los. Em muitos casos ainda existe uma certa resistência na adoção de novas tecnologias de gestão no setor público. Mudanças em rotinas consolidadas podem vir acompanhadas de desconfiança e receio por parte dos funcionários. Para que o processo seja implementado de forma eficiente são necessárias boas doses de dedicação e empenho.

Em primeiro lugar é importante mapear as rotinas de trabalho e adequar as funcionalidades do software ao órgão onde ele será utilizado. Os gestores e funcionários também têm que estar cientes a respeito do papel que irão desempenhar no processo. Junto ao programa de capacitação também deve ser aplicado um outro de reciclagem. O planejamento é crucial para a implementação dos sistemas de gestão pública.

Na etapa inicial, é feita uma pesquisa para identificar os principais problemas e quais soluções poderão ser apresentadas pelos software de gestão pública. Entre os objetivos do mapeamento estão a compreensão das rotinas e quais os melhores métodos que devem ser aplicados para que elas sejam melhoradas e simplificadas. Durante essa fase, os procedimentos atuais são estudados e uma série de informações são coletadas com os responsáveis pelas atividades relacionadas a cada processo.

Depois que os dados são coletados, eles são analisados pelos responsáveis do projeto. A partir das conclusões resultantes das informações é desenhado o planejamento e decide-se as ações que serão tomadas na implantação dos sistemas de gestão pública. O mapeamento permite um melhor entendimento do processo, além de ser um meio de localizar gargalos. O diagnóstico é de importância fundamental para o processo.

O alinhamento entre a instituição pública e a empresa responsável pelo software que será utilizado também é essencial. As várias etapas necessárias para que os sistemas de gestão pública sejam adotados de forma correta devem contar com o suporte da empresa de tecnologia. O projeto deve ser executado levando-se em conta os usuários do sistema, que devem estar plenamente comprometidos com o novo método.

Geralmente o processo ocorre em ciclos de implantação que podem variar de método e duração, de acordo com a complexidade dos sistemas de gestão pública. Entre as etapas da operação estão o treinamento da equipe, implantação presencial e assistida, reciclagem e acompanhamento.

A etapa da padronização também é importante na adoção dos sistemas de gestão pública. Nela os processos executados pelos órgãos são unificados e simplificados. Isso ocorre para que os serviços sejam realizados de modo regular e com baixo custo.

Após o treinamento e implantação, a etapa do acompanhamento é indispensável para ajustar a sintonia e garantir a eficácia do software. É nessa fase que os erros são corrigidos e seus atributos são burilados. Aprimorar os sistemas de gestão pública é a chave para que os recursos sejam aplicados de forma eficiente, além de ser a garantia de um atendimento de qualidade ao público.

Devido aos orçamentos escassos, a otimização dos recursos e o combate ao desperdício são obrigatórios para o serviço público. Os sistemas de gestão pública são aliados indispensáveis na busca pela otimização do setor. Uma administração mais eficiente e que atenda melhor aos interesses do público é uma meta a ser sempre almejada.