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Por que é fundamental fazer gestão arquivística de documentos?

2 min. para leitura 04/03/2018

Registrar as atividades desenvolvidas é crucial para a organização e para o cumprimento das funções do órgão público, que produz diariamente documentos para registrar suas atividades e decisões. Para a correta sistematização do processo, é fundamental fazer a gestão arquivística de documentos, algumas exigências devem ser cumpridas no que tange a autenticidade, confiabilidade, organicidade, unicidade e acessibilidade dos registros, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.

O que é gestão arquivística de documentos?

A gestão arquivística de documentos garante a efetividade da produção, administração, manutenção e destinação de documentos, baseada em procedimentos e operações técnicas definidas em uma política interna. A gestão dos documentos permite que o órgão mantenha o controle sobre as informações, facilitando a tomada de decisão dos gestores, a prestação de contas e possibilitando a governança de forma mais transparente, de acordo com a legislação. Com dados organizados, a elaboração de políticas públicas e a documentação de atividades para o desenvolvimento do órgão é facilitada, promovendo ainda o aperfeiçoamento da gestão.

A gestão arquivística de documentos deve gerenciar os seguintes formatos de documento: convencional (documentos em papel), digital (documentos eletrônicos) e híbrido (alguns documentos são eletrônicos e outros são físicos). Em linhas gerais, a gestão arquivística deve gerenciar todo o ciclo de vida dos documentos, ou seja, desde produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação). Para auxiliar os órgãos na aquisição de um sistema informatizado, a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) definiu um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil), que são recomendações para o adequado funcionamento de um sistema de gestão dos documentos e processos físicos e digitais.

Sistema informatizado

De acordo com o e-ARQ Brasil com um software especializado que faz uso de assinatura e certificação digital é possível manter a relação orgânica entre os documentos e garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor.

O sistema deve possuir operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, rito processual, tramitação e fluxo de trabalho, busca e visualização, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.

Nos próximos posts vamos destacar de forma mais aprofundada os requisitos básicos e primordiais para um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos. Até lá, deixe suas dúvidas ou sugestões nos comentários abaixo.

Além disso, baixe nosso Glossário: Termos essenciais para a Gestão Arquivísticas” e saiba mais sobre o tema.