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BPM: Por que otimizar processos na gestão pública?

2 min. para leitura 07/03/2018

Um órgão público deve sempre primar por uma gestão de processos organizada, eficiente e transparente. Adotar uma gestão focada em otimizar processos traz como benefício uma administração mais célere e com resultados mais positivos para a sociedade. É muito comum não haver uma preocupação com essa otimização, o que acarreta na perda de informações importantes, na falta de um fluxo de dados dentro dos departamentos e da administração geral e, principalmente, na lentidão na tramitação dos processos.

Mas afinal, por que é importante otimizar processos?

Quando se utiliza ferramentas como o BPM – (Business Process Management) é mais fácil otimizar processos e, de fato, entendê-los. Com a tecnologia é possível priorizar os objetivos institucionais e evitar que o trabalho seja perdido com a saída de um governo, por exemplo. Ao otimizar processos, o planejamento e a execução das ações se tornam mais ágeis pela definição adequada de responsabilidades e uso consciente dos recursos, potencializando a produtividade da equipe.

O que é BPM?

De forma resumida, o BPM é responsável por otimizar processos, alinhar as estratégias e promover uma melhor gestão das informações. Com uma série de práticas – suportadas por sistemas – focadas na otimização dos resultados, o BPM promove melhorias constantes nos processos da organização. Com isso, é possível estabelecer diretrizes e metodologias para integração de procedimentos internos, tornando mais fácil a visualização e as decisões de gestão. No setor público, a abertura de empresas sem BPM, por exemplo, demora em média de dois a três meses. Ao otimizar processos esse tempo é diminuído significativamente.

Escritório de processos

Responsável por promover a sinergia entre a gestão e a automação de processos de modo otimizado, o escritório de processos se utiliza do BPM e é coordenado por um comitê de gestão de processos. Dentre as incumbências desse comitê, destacam-se as de planejamento das ações de cada serviço, coordenação de sua execução e a análise crítica dos resultados obtidos em cada ciclo e implantação dos processos de negócio. Resumindo, pode-se dizer que o escritório de processos tende a ser a ponte entre o ambiente operacional e as diretrizes estratégicas, tornando as iniciativas tecnológicas alinhadas com as necessidades de crescimento da empresa.

Integração entre as áreas

Organizar e estabelecer os procedimentos, assim como executar uma série de outras ações, são práticas comuns de um escritório de processos, fundamentais para favorecer a tomada de decisão assertiva da gestão. O BPM mapeia processos e, com isso, favorece a comunicação entre os setores, facilitando o entendimento das necessidades de cada área, reduzindo ainda o retrabalho. Para tanto, é preciso que todos estejam conectados ao BPM, independentemente da função que desempenhe. Só assim será possível conquistar a excelência no uso da ferramenta e na organização.

Você utiliza ferramentas para otimizar processos na sua gestão? Conte suas experiências nos comentários. Agora, se tiver interesse em falar sobre soluções BPM, fale como o nosso consultor.