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Mudança de setores: como a gestão administrativa se organiza?

3 min. para leitura 08/03/2018

Quando pensamos em setores a primeira imagem que vem à cabeça são os segmentos de uma organização, ou seja, como estão estruturadas as divisões da empresa ou instituição: recursos humanos, financeiro, administrativo, assessoria de comunicação, entre outros. Esses departamentos têm responsabilidades específicas na gestão administrativa, mas funcionam como engrenagens de uma máquina, cada um precisa se comunicar muito bem com o outro para que a empresa funcione de forma produtiva e eficaz. Dessa forma, é necessário ter clareza sobre quais são as responsabilidades de cada departamento.

No setor público não é muito diferente. A administração está dividida em órgãos, setores e departamentos para melhor estruturar suas atividades e especializar a oferta de serviços. Os setores são responsáveis por realizar várias funções, contudo não são permanentes: novos setores são criados, alterados e extintos conforme as estratégias estabelecidas pelo governo. Essas mudanças impactam diretamente nas atividades e para não prejudicar o funcionamento do órgão público é essencial que exista uma boa gestão administrativa de setores. Por exemplo, quando um setor é extinto, é preciso realocar os servidores que trabalham nele e encaminhar os processos que eram tramitados neste setor para outros departamentos.

Tomamos como modelo uma prefeitura. Inicialmente a secretaria responsável por planejar, executar e manter as construções públicas de um município era a Secretaria de Infraestrutura e Obras. A medida que suas atividades aumentaram até chegar a um nível em que a secretaria não conseguiria mais gerir, a prefeitura decidiu reestruturar esse órgão: eliminou a antiga Secretaria de Infraestrutura, criou a Secretaria de Obras e transferiu a responsabilidade do planejamento de obras para a Secretaria do Planejamento. Na mudança, todos os processos que estavam na Secretaria de Infraestrutura foram divididos entre as Secretarias de Obras e Planejamento de acordo com suas responsabilidades.

Como gerenciar as mudanças administrativas diante dessas alterações? No meio físico, representa analisar cada processo para transferir para a nova secretaria responsável. Esse procedimento é lento, apresenta falhas e inconsistência das informações. Já no mundo digital, apesar de não existir o encaminhamento físico, os problemas permanecem e se potencializam. Não se trata apenas de mudar o nome da secretaria e dos setores nela contidos para associar os processos administrativos. Em muitos casos, são necessárias horas para alteração e adequação dos sistemas usados pela prefeitura a nova estrutura.

Neste post separamos algumas boas práticas na gestão administrativa de setores que permitem o bom funcionamento da engrenagem da máquina pública e possibilitam o bom atendimento ao cidadão.

Como a tecnologia auxilia a gestão administrativa de setores

Na gestão da estrutura organizacional

As prefeituras estão divididas em secretarias, secretarias executivas e órgãos, mas cada uma dessas instituições tem seu próprio organograma, ou seja, as secretarias ainda estão divididas em várias diretorias e gerências. Neste caso, um software poderia auxiliar resgatando com facilidade informações sobre o histórico de cada hierarquia existente e realizando a transferência da responsabilidade dos processos administrativos, que evitaria a perda de processo.

Na gestão de processos

A gestão de processos gera produtividade na Administração Pública, pois permite rastrear qual o servidor está analisando o processo, qual o prazo de tramitação e disponibiliza o resultado do parecer de forma transparente. Essa rotina sistematizada de processos é essencial neste tempo em que os cidadãos ficaram mais exigentes quanto os resultados das políticas públicas e também depois da publicação da lei de transparência, em 2011.

Com um software de gestão

Um software de otimização de processos permite uma administração mais célere e com redução de erros, o que resulta no melhor atendimento ao cidadão. Utilizar ferramentas de gestão como o BPM (Business Process Management) ajuda na otimização desses processos, na redução do tempo de execução e permite uma melhor gestão das informações de cada órgão. Já existem no mercado vários softwares que agilizam essa tramitação, como o Solar BPM, que além de realizar a gestão de processos, possui também um módulo específico para gestão administrativa de setores.

O módulo consegue montar a hierarquia completa em todos os níveis da administração, desde o cargo mais alto, como secretários, diretores, gerentes, setores e subsetores. Ele ainda permite que os departamentos sejam classificados em formais e informais, possibilita armazenar informações de e-mail, endereço e telefone. O módulo é versionado, ou seja, cria um histórico para cada alteração nos níveis de hierarquia do órgão ou mudança de lotação do servidor público. Além disso, contribui para a gestão de processos, já que facilita a transferência desses documentos entre os setores.

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