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Inovação na administração pública, como ter mais celeridade

3 min. para leitura 19/04/2018

Mais do que uma exigência e um direito do cidadão, a eficiência é um dos princípios básicos que norteiam as atividades públicas, conforme o estabelecido pelo artigo 37 da Constituição (nova redação dada pela EC nº 19/98). Assim, seguindo este norteador a prestação do serviço deve ser exercida com presteza e rendimento funcional. E como é possível obter melhores resultados? Ao adotar sistemas e métodos que tragam inovação na administração pública, alterando seu modus operandi tradicional.

Não é novidade que o Brasil é um dos países mais burocratizados do mundo, com um emaranhado de leis, normas e regimentos. Também é fato que há um acúmulo de atividades e sobrecarga de trabalho em servidores de vários órgãos. Estes são dois fatores que impactam diretamente no correto andamento dos processos e, consequentemente, no bom atendimento aos cidadãos.

A inovação na administração pública, com ferramentas para tornar os processos organizados e bem gerenciados, é a alternativa para fugir da falta de eficiência e ter celeridade na prestação dos serviços. Veja como isso é possível neste artigo.

Soluções digitais são o caminho para a inovação na administração pública

Embora a administração pública não conviva com a competitividade como ocorre na iniciativa privada, onde um serviço mal prestado implica em perda de mercado, os gestores não podem descuidar da eficiência no exercício de suas funções. A sociedade cada vez mais informada exige maior rapidez e qualidade nos produtos e serviços públicos, e cobra por soluções. Caso não haja mudanças, o reflexo negativo será diretamente na imagem dos gestores.

As mudanças podem acontecer em dois aspectos: em relação ao modo de atuação dos servidores, cobrando um melhor desempenho de suas atribuições, e em relação ao modo de organizar e estruturar a administração pública. É preciso considerar que exigir mais resultados da equipe apenas aumentando sua carga de atividades, pode trazer insatisfações e gerar mais problemas do que resultados. Assim como mudar abruptamente o funcionamento de um setor também pode causar descontentamentos e retrabalho, até que haja um fluxo adequado.

Por isso, podemos dizer que a tecnologia é a grande aliada para trazer inovação na administração pública, melhorando o rendimento do setor. É preciso resolver problemas e transformar burocracia e pilhas de papéis em processos estruturados e coordenados. E uma ferramenta digital, feita sob medida para o setor público, pode facilmente dar celeridade à administração.

Agora você pode estar se perguntando: “como vou transformar os processos no meu setor contando com a adesão de meus colaboradores?”. É claro que mudanças mais profundas na rotina tendem a causar certa resistência e num primeiro momento não serem bem aceitas. Sobretudo em uma cultura menos flexível como a já consolidada nos órgão públicos. Mas, ao contar com um sistema que vai de fato otimizar o fluxo de trabalho e resultar em benefícios no dia a dia do atendimento das demandas, certamente a aprovação e o engajamento da equipe virão.  

Mas como um sistema digitalizado vai ajudar na rotina?

Praticidade e organização em todas as etapas do atendimento. Estas são as principais vantagens de um sistema digitalizado criado para atender as especificidades de um determinado órgão público. A agilidade e a eficiência são, claro, a consequência deste novo fluxo trazido pelo software.

Com a introdução dessa tecnologia, o planejamento e a execução das ações se tornam mais ágeis pela definição adequada de responsabilidades e uso consciente dos recursos, potencializando a produtividade da equipe.

Além disso, por dar praticidade e precisão aos registros, um software permite que se tome decisões com mais agilidade e assertividade, já que as informações estão disponíveis a todos e de forma muito mais organizada. É a chamada visão global, em que se consegue ver o andamento da demanda como um todo. A agilidade na execução é maior – desde a organização do fluxograma de trabalho, tramitação total dos documentos, fiscalização até a publicidade dos atos (transparência) – assim como a satisfação dos cidadãos.

Entre as opções de ferramentas digitais disponíveis, estão os softwares de gestão de processos (dentre os mais conhecidos são os que utilizam o método chamado de Business Process Management ou BPM). Porém, um sistema automatizado específico para o setor público vai oferecer funcionalidades gerais como a central de tarefas do servidor (mesa de trabalho digital), editor visual de fluxos de trabalho e armazenamento eletrônico; e outras bem voltadas para auxiliar o trabalho dos servidores como a pasta digital de processos, pesquisa no conteúdo dos documentos, gestão arquivística, assinatura digital, automação de fluxos de trabalho para as classes processuais, entre outros. E, além da praticidade e economia de tempo, também há redução do acúmulo de arquivos em papel.

Enfim, ao apostar na inovação na administração pública com o uso de soluções digitais, o gestor irá favorecer, além da eficiência com bom rendimento dos processos, a transparência e o controle social em todas as esferas governamentais. Ainda pode diminuir o impacto ambiental causado pelo uso excessivo de papel.

Caso tenha restado alguma dúvida, ou queira saber mais sobre um sistema que pode ajudar na gestão pública eficiente, entre em contato com nossa equipe.