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Governo sem papel: exemplos de digitalização no setor público

3 min. para leitura 31/10/2019

Adotar uma gestão modernizada, automatizada e, consequentemente, mais eficiente, traz uma série de benefícios tanto em empresas privadas como em instituições públicas. Na administração pública, um governo sem papel pode mudar a relação entre os cidadãos e o governo, ampliando os mecanismos de transparência e cobrança aos governantes. A digitalização do setor público é, assim, o primeiro passo para implementar uma mudança profunda e que realmente traga vantagens para as instituições e a sociedade. 

Abaixo, vamos apresentar três exemplos práticos de digitalização no setor público, que mostram com sucesso o que é dar início a um governo sem papel.

Veja 3 casos práticos de governo sem papel

1. Governo sem papel na Prefeitura de Palhoça

A cidade catarinense de Palhoça, localizada na região da Grande Florianópolis, tem uma população estimada em 164 mil habitantes (considerada uma cidade de grande porte, segundo o IBGE). Acompanhando o avanço da cidade como um todo, a Prefeitura de Palhoça também decidiu inovar e incorporou às rotinas administrativas uma comunicação mais transparente e ágil. Em 2015, adotou a Plataforma 1Doc, tanto para a comunicação entre setores da Prefeitura quanto para atendimento ao cidadão – por meio do módulo Ouvidoria.

O resultado foi uma economia expressiva que ultrapassa R$ 445 mil, além de 795 mil documentos eletrônicos gerados e mais de 29 mil de pessoas atendidas. Os números da adoção do governo sem papel foram reconhecidos inclusive em um programa da ONU: a Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P), nas categorias “Uso de Papel” com a implementação do memorando eletrônico, e “Tecnologia da Informação aplicada à Sustentabilidade”, graças à plataforma de gestão pública. Os dois serviços são disponibilizados pela 1Doc, parte do portfólio de produtos da Softplan.

Graças ao memorando eletrônico, a Prefeitura de Palhoça padronizou suas comunicações oficiais, trouxe agilidade aos trâmites, aumentou a segurança das informações e reduziu a quantidade de impressões. Já a implementação da plataforma de gestão pública abrange circulares, registros de atendimentos, protocolos e ouvidorias de forma eletrônica, diminuindo a dependência de documentos impressos.

2. 100% Digital no Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo

O Projeto Solar foi criado pela Gestão 2016-2017 do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo (TJSP), em parceria com a Softplan, para estender o uso do SAJ ADM a todas as Comarcas do estado. A solução torna digitais todos os processos administrativos, antes feitos em papel. O TJSP é o maior Tribunal de Justiça do mundo em volume de processos: são mais de dois milhões de processos tramitando simultaneamente, entre administrativos e judiciais. 

O TJSP adotou o SAJ ADM em 2007. A sua expansão, por meio do Projeto Solar, unificou todos os processos administrativos em um único sistema e adicionou 12 módulos aos 3 existentes, para suprir demandas específicas. Para se ter uma ideia da redução de tempo, trabalho e papel, antes alguns assuntos precisavam da assinatura dos juízes de todas as Regiões Administrativas Judiciárias (RAJs) do TJSP, e os documentos eram encaminhados via malote de uma região à outra, levando semanas para retornar. Hoje, a coleta de assinaturas é eletrônica e fica pronta em algumas horas. 

Além de beneficiar os servidores e a instituição, o Projeto Solar também gerou ganhos para a sociedade. Isso porque a área administrativa mais ágil e eficiente acelera a tramitação dos processos, garantindo o pleno funcionamento do Judiciário e, por consequência, assegurando os direitos do cidadão. A estimativa é que a cada 200 mil processos digitais, sejam economizados R$ 6 milhões em material de escritório e 50 mil horas de trabalho. Tudo isso, gera uma redução de custos de R$ 3,1 milhões, evita a emissão de 32 toneladas de CO², economiza mais de 27 mil quilos de papel – que custariam R$ 187 mil – e poupa 256m² de espaço físico. 

3. Governo sem papel no Governo do Estado de Santa Catarina

O projeto Governo sem Papel foi iniciado pelo Governo do Estado de Santa Catarina em janeiro de 2019 com objetivo de tornar a administração estadual, com todas as secretarias e autarquias, papel zero. Nos primeiros 100 dias de governo, essa meta foi cumprida e, desde abril, todos os processos administrativos e documentos produzidos no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta passaram a ser cadastrados e tramitados exclusivamente em formato eletrônico, pelo Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos (SGP-e), desenvolvido em parceria com a Softplan. De abril a setembro, foram registrados:

  • 150 processos criados por hora, o que corresponde a 2,5 novos por minuto;
  • Aproximadamente R$ 17 milhões economizados;
  • 5 milhões de documentos incluídos no sistema;
  • Mais de 10 milhões de páginas digitais;
  • Mais de 1.000 árvores preservadas;
  • 9 mil usuários acessando a plataforma diariamente, seja por mobile ou desktop;
  • Mais de 2 milhões de documentos assinados digitalmente via mobile, portal ou sistema;
  • Em média, 92 mil assinaturas digitais por semana.

Levando em consideração os gastos com impressão de documentos, transporte de pessoas e processos, a projeção é de que o programa gere uma economia estimada em R$ 29 milhões por ano.

Estes três exemplos apresentam resultados bastante expressivos que comprovam os benefícios do uso de uma plataforma de gestão de processos digitais no serviço público. A ferramenta entrega o valor que o cidadão exige na sua relação com o governo: agilidade nas entregas e uso inteligente de recursos, com redução de custos. Para saber mais sobre as soluções de governo sem papel da Softplan, entre em contato com os nossos especialistas.