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4 motivos para consolidar um governo paperless

4 min. para leitura 21/11/2019

Um governo paperless é, traduzindo de forma literal, um governo sem papel. Isso implica em digitalizar documentos e processos da gestão pública, o que permite oferecer mais agilidade e eficiência no atendimento ao cidadão. É o anseio de qualquer pessoa, seja servidor público ou usuário de serviços de governo.  

Para as instituições governamentais, é complicado desenvolver uma solução própria de gestão digital de documentos, pois isso consumiria bastante tempo e dinheiro. A boa notícia é que existe uma solução pronta e que pode ser adaptada para a realidade de cada órgão. 

O Solar BPM é uma ferramenta desenvolvida pela Softplan para gestão de processos que automatiza rotinas de trabalho e aumenta a produtividade na esfera pública. Neste post, vamos explorar os benefícios de contar com esta solução na sua instituição pública, com exemplos de casos reais de sucesso. 

4 motivos para a implantação de um governo paperless

Os principais benefícios do governo paperless são:

  • Aumento da eficiência na administração pública; 
  • Melhoria da relação entre os órgãos públicos e os cidadãos; 
  • Ampliação dos mecanismos de transparência e cobrança aos governantes.

Quem não quer estas vantagens para a sua instituição? Vamos apresentar, a seguir, 4 motivos e exemplos práticos de sucesso para implantar um governo paperless

1. Facilidade no gerenciamento de processos

Um dos objetivos do governo paperless é otimizar processos, trazendo como benefício uma administração mais célere e com resultados mais positivos para a sociedade. Sem esta otimização, é comum a perda de informações importantes, a falta de um fluxo de dados dentro dos departamentos e da administração geral e, principalmente, a lentidão na tramitação dos processos.

Com uma tecnologia apropriada, é mais fácil otimizar processos e, de fato, entendê-los, priorizando os objetivos institucionais e evitando que o trabalho seja perdido com a saída de um governo, por exemplo, ou mesmo de servidores. Assim, o planejamento e a execução das ações se tornam mais ágeis pela definição adequada de responsabilidades e uso consciente dos recursos, potencializando a produtividade da equipe.

O Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) – considerado o maior do mundo em volume de processos – começou seu processo de transformação digital na área Administrativa em 2007. Em 2017, tornou todos os seus processos administrativos 100% digitais. Além de auxiliar no aumento da eficiência para atividade jurisdicional e oferecer ganhos à sociedade, o Tribunal reduziu custos. A cada 200 mil processos digitais, a estimativa é que a economia com materiais de escritório seja de R$ 6 milhões. 

2. Armazenamento otimizado de informações

Registrar as atividades desenvolvidas é crucial para a organização e para o cumprimento das funções do órgão público, que produz diariamente documentos para registrar suas atividades e decisões. Para a correta sistematização do processo, é fundamental fazer a gestão arquivística de documentos, e algumas exigências devem ser cumpridas no que tangem a autenticidade, confiabilidade, organicidade, unicidade e acessibilidade dos registros, desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.

Em um ambiente de governo paperless, este processo é muito mais simples e efetivo, e consegue gerenciar todo o ciclo de vida dos documentos, desde produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação (guarda permanente ou eliminação). Inclusive, existe um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-ARQ Brasil), que são recomendações para o adequado funcionamento de um sistema de gestão dos documentos e processos físicos e digitais.

A Prefeitura de São Bernardo do Campo (SP) usa a solução Solar BPM desde 2016 para reduzir a burocracia. A Secretaria de Obras Particulares era um dos órgãos em que mais circulava papel. Com a plataforma, 70% de todos os procedimentos para o atendimento interno de setores e do público externo se tornaram digitais. Isso contribui de forma decisiva para o armazenamento, registro e acompanhamento das ações da secretaria. 

3. Simplicidade e efetividade na interação do cidadão com o órgão público

Um dos motivos mais fortes para se adotar um governo paperless é a melhoria no atendimento ao cidadão. Órgãos públicos que disponibilizam meios eletrônicos para atender ao cidadão acabam por oferecer mais comodidade à população. Muitos processos podem ser realizados e efetivados sem que as pessoas precisem sair de suas casas, apenas tendo acesso à internet. 

Os processos digitais também simplificam o desenvolvimento das atividades dos servidores públicos, que têm um fluxo de trabalho melhor definido. Com a implantação de um processo digital, o tempo de tramitação dos processos também tende a reduzir significativamente, uma vez que as solicitações recebidas já entram automaticamente no fluxo de trabalho, o que consequentemente aumenta a produtividade do órgão público como um todo.

Um exemplo bastante sensível de benefício da transformação digital em governo é o caso da Prefeitura de São Paulo. A capital paulista é atingida com frequência por enchentes. A digitalização de processos e serviços para o cidadão contribui para a liberação de recursos para os atingidos, de forma ágil.

4. Abertura para inovação

Inovação gera inovação. Com a implantação do governo paperless e a otimização de processos, abre-se um caminho para a inovação em geral. Com menos esforço para a realização de trabalhos rotineiros e automáticos, e com mais colaboração e integração entre instituições e cidadãos, é mais natural que se consiga enxergar mais além ou “fora da caixa”.

Assim, questões estratégicas são colocadas como prioridade e, com o auxílio da tecnologia, não há limites para as inúmeras possibilidades de inovação no setor público. Uma pequena melhoria em um órgão público, por exemplo, gera resultados que serão sentidos por todo um grupo de cidadãos, que, por sua vez, impactam em outras pessoas e assim sucessivamente. Inovar no setor público, portanto, traz resultados positivos na qualidade de vida de todos os cidadãos. 

Uma grande vantagem da implantação do Solar BPM nos órgãos públicos é a fase de capacitação pela qual os servidores passam. Em muitos casos, é a primeira oportunidade que os funcionários públicos têm para conhecer e produzir ideias inovadoras. No Governo do Estado de Santa Catarina, por exemplo, foram capacitados 3,5 mil servidores em apenas 6 meses. Isso promove a inovação, pois o conhecimento é replicado em todas as áreas em que eles atuam. 

Percebeu como é essencial a existência de um governo paperless e o impacto positivo que isso provoca nas cidades, estados e países? Então não perca mais tempo. Saiba mais detalhes sobre a plataforma Solar BPM e marque uma conversa com os nossos especialistas para esclarecer as suas dúvidas.