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Como fazer a gestão de processos organizacionais em tribunais de justiça?

3 min. para leitura 06/03/2020

Fazer a gestão de processos organizacionais em tribunais de justiça deve ser o primeiro passo para dar mais celeridade aos processos e, assim, garantir que o cidadão seja atendido com maior eficiência.

É importante ressaltar que em geral, os processos organizacionais englobam tanto a atividade-meio quanto a atividade-fim, ainda que de maneiras distintas. E o que veremos neste artigo é exatamente como organizar e gerenciar estes processos de maneira a aumentar, especialmente, a eficiência do setor para com a sociedade.

Vamos lá?

Por que fazer a gestão de processos organizacionais?

Para começarmos este artigo, devemos entender os porquês da gestão de processos organizacionais em tribunais de justiça.

E neste caso, não existem muitas respostas possíveis. O foco principal deste tipo de gestão está em melhorar o desempenho do tribunal de justiça em questão e, por consequência, melhorar a maneira como o serviço é prestado à sociedade.

Portanto, embora alguns processos não atinjam diretamente o cidadão, ainda assim, eles interferem na celeridade e eficiência do processo como um todo. Características estas que são desejadas pelo cidadão.

O que são processos organizacionais?

Em primeiro lugar, precisamos entender o conceito de processos organizacionais para que assim, seja possível trabalharmos em sua gestão. Como via de regra, os processos são divididos entre primários, de suporte e gerenciais. Sendo definidos da seguinte forma:

  • Primários: são os processos que se relacionam diretamente com o cidadão. Em outras palavras, o processo que também pode ser nomeado como “finalístico”, é aquele que passa ao cidadão uma sensação maior de valor…é o que mostra ao cidadão o resultado da sua solicitação. Podemos considerar, portanto, a atividade-fim como sendo um processo primário;
  • De Suporte: são os processos que não atendem diretamente o cidadão mas dão suporte, e indiretamente interferem, nos processos primários. Dentro de um Tribunal de Justiça, podemos classificar a atividade-meio como sendo processos de apoio. Em geral, aqui são abordadas as tarefas que são ligadas ao recursos humanos, TI, compras e muitos outros;
  • Gerenciais: são os processos que visam garantir que processos primários e de suporte funcionem perfeitamente e em harmonia. Aqui, a ideia é que os processos gerenciais monitores e acompanhem os outros processos e, assim, estratégias de melhorias possam ser definidas e aplicadas.

Por onde começar a gestão de processos organizacionais?

Entendidos o que é e o porquê da sua necessidade, podemos explicar então, como realizar a gestão dos processos organizacionais.

Bem, o procedimento começa a partir do mapeamento dos processos existentes. Nesta etapa são identificados os documentos necessários, como o processo é realizado, quem realiza cada etapa, quais os números relacionados aos processos judiciais, até onde vai a interação com o cidadão, quais as normas vigentes e assim por diante.

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A partir daí, é preciso que se defina a abordagem da gestão de processos organizacionais, que em geral podem ser funcional, de maneira que os processos são organizados de acordo com a função hierárquica, ou sistêmico, onde a organização leva em conta todos os processos de forma integrada.

Decidida a abordagem, passamos para a metodologia que será aplicada no gerenciamento dos processos. Sendo os mais utilizados são PDCA e BPM, onde:

  • PDCA:  a sigla proveniente da língua inglesa representa (Plan, Do, Check e Action) Planejamento, Execução, Controle e Ação. A metodologia foca na identificação da causa dos problemas no processo para que assim, a solução seja mais efetiva.
  • BPM: ou Business Process Management, é uma metodologia que mapeia os processos, identifica gargalos e deixa os processos mais eficientes.

Uma vez escolhida a metodologia a ser utilizada, é preciso que sejam definidos também os indicadores de desempenho, ou seja, parâmetros que permitam entender a eficácia de cada tarefa dentro de um processo como um todo.

Veja a seguir os indicadores mais usuais:

  • Estratégicos: indica se o órgão está no caminho estipulado na estratégia previamente traçada;
  • Produtividade: indica a eficiência na execução das tarefas de cada setor;
  • Qualidade: indica a satisfação do cidadão quanto ao serviço prestado;
  • Capacidade: indica a capacidade do órgão de atender as demandas.

E como regra, em qualquer das metodologias escolhidas ou dos indicadores que devem ser analisados, um software de gestão pode fazer a diferença. Sistemas de gestão trabalham na padronização dos processos, na integração entre os setores, na otimização do trabalho do servidor público e na agilidade e na eficiência dos processos.

Além disso, sistemas desse tipo ainda garantem a segurança da informação e a emissão de relatórios gerenciais que faz com que gargalos e pontos de atenção sejam mais facilmente identificados, especialmente após serem definidos os indicadores de desempenho.

A gestão de processos organizacionais no tribunal de justiça

A gestão de processos organizacionais em tribunais de justiça possibilita benefícios importantes como o aumento da satisfação do cidadão, mas também atua fortemente na qualidade do trabalho do servidor público, afinal de contas, são diminuídos e retrabalhos e as atividades passam a ser otimizadas, permitindo que o servidor passe a desempenhar papéis mais estratégicos.

Além disso, com a otimização do processo, há também a otimização de recursos, fazendo com que o dinheiro público seja melhor empregado.

Bom, esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado na busca pela gestão de processos organizacionais dentro de tribunais de justiça. Veja também como agilizar atividades administrativas em tribunais de justiça.

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