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Gestão de contratos na administração pública: preste contas com eficiência

3 min. para leitura 28/05/2019

O direcionamento correto dos recursos é um dos principais fatores de preocupação no processo de construção de um empreendimento público. Para que as verbas sejam melhor administradas, é essencial fazer uma boa gestão de contratos na administração pública. Esta etapa garante a transparência na execução dos serviços e a conformidade com a legislação.   

Somente com uma gestão eficiente é possível prestar contas de forma adequada, atendendo todas as exigências dos órgãos fiscalizadores, aliás, não podemos esquecer que tanto o TCU quanto os tribunais de contas dos estados estão mais rigorosos e atentos a cada informação passada e vêm questionando com frequência os valores apontados nos relatórios das obras estatais.

Esta maior cobrança pode ser comprovada na edição 2017 do Fiscobras, plano de fiscalização anual realizado pelo TCU. De acordo com o documento, três de cada quatro obras auditadas naquele ano apresentaram algum tipo de irregularidade, e os problemas mais recorrentes estavam ligados a falhas no projeto e incoerências financeiras. Para evitar que este tipo de situação aconteça, as administrações públicas devem ter o controle total dos preços praticados e também dos gastos realizados durante o período de construção.

Como fazer a gestão de contratos na administração pública?    

A gestão de contratos na administração pública começa pela elaboração de um bom orçamento, que é uma exigência legal (Lei 8.666/1993), condição obrigatória para a realização de licitações e, por isso, deve ser acompanhado e atualizado até a finalização dos trabalhos. Para produzi-lo, o orçamentista tem como base o anteprojeto da construção, que deve seguir a Orientação Técnica – IBR 006/2016 e ter um alto nível de detalhamento. Assim, é possível estipular com mais precisão as quantidades de serviço, os equipamentos e os materiais que serão utilizados para a execução da obra.

Nesta etapa, é necessário ainda acompanhar a evolução do referencial de preços para que os valores utilizados nas obras públicas estejam sempre de acordo com os de mercado. Vale lembrar que os mais utilizados são os do Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil (SINAPI), mantidos pela Caixa Econômica Federal (CEF) e os do Sistema de Custos Rodoviários (SICRO), do DNIT. Também é preciso adotar uma taxa de Benefícios e Despesas Indiretas (BDI), de forma que todos os custos, inclusive os indiretos, sejam corretamente mensurados.

Sistemas automatizados auxiliam na governança de todo o processo

Um software especializado no segmento de empreendimentos públicos contribui para que a gestão de contratos na administração pública seja muito mais eficaz, pois os cálculos são feitos de forma automática, sem a necessidade de inserir fórmulas, como acontece nas planilhas do Excel. Com isso, evitam-se os erros e as inconsistências. Algumas soluções possuem ainda funcionalidades que permitem ao orçamentista anexar documentos que justifiquem a diferença de preço de determinado produto (os valores podem ser mais altos dependendo da região, por exemplo).

Outro benefício é a transparência de ponta a ponta do processo, pois muitas destas tecnologias dispõem de sistemas de checagem. Isto significa que antes de finalizar o documento, o próprio sistema faz a conferência em todos os itens e valores apontados no orçamento e notifica caso exista alguma falha no preenchimento ou incoerência de números.

Com um orçamento preciso, todo o processo passa a ser alimentado com informações qualificadas e confiáveis. Aliada ao uso de sistemas automatizados, esta etapa contribui para o controle total da obra, impedindo que aconteçam discrepâncias no valor final do empreendimento. Além disso, aumenta a fiscalização sobre as empreiteiras contratadas para que tanto a parte técnica quanto os prazos sejam cumpridos com rigor.

Processo automatizado garante a guarda das informações     

Um sistema dedicado moderniza o arquivamento dos dados, permitindo a melhora da fiscalização. Com o armazenamento digital, a guarda de informações é muito mais segura, pois acabam os problemas com o extravio de documentos ou o desaparecimento de arquivos por conta de quebra de equipamentos.

Com os dados sendo inseridos em uma solução segura e integrada, a qualquer momento os gestores podem ter acesso às informações sobre determinada obra. E como isso se aplica não apenas às construções em andamento, mas também às obras já finalizadas, a comprovação de gastos junto ao Tribunal de Contas é facilitada. Sempre que surgir qualquer tipo de dúvida por parte dos órgãos fiscalizatórios e forem solicitadas justificativas de gastos, rapidamente os gestores conseguem entrar no sistema e enviar os comprovantes necessários.       

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