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Desmaterialização dos processos no setor público é possível?

2 min. para leitura 25/02/2018

A modernização da gestão pública vem tornando a administração mais eficiente e transparente. A simplificação dos processos, por meio de softwares de gestão, aliada a desmaterialização, oferece um ganho para o setor público, ou seja, a economia de recursos tanto em papel quanto em espaço físico, gera reflexos positivos no desempenho e na produtividade dos governos.

Os cidadãos são os principais beneficiados com a desmaterialização dos processos, já que os serviços disponibilizados online podem ser acessados de qualquer local, reduzindo o tempo de deslocamento e de espera em filas. O cidadão ganha conforto, usando a tecnologia a seu favor, tendo acesso mais fácil à informação e obtendo respostas mais rápidas do setor público. Com a adoção de processos digitais ainda é possível reduzir a demanda de servidores alocados no atendimento ao público, que atualmente estão sobrecarregados, trazendo um aproveitamento melhor do seu tempo em atividades finalísticas e, principalmente, na geração de indicadores de performance dos processos de trabalho, evidenciando gargalos e oportunidades de melhorias.

A desmaterialização dos processos no setor público é possível? Veja algumas dicas:

Digitalize

As administrações públicas podem iniciar a desmaterialização dos processos com a digitalização dos documentos já existentes. Muitos órgãos públicos já conseguiram reduzir significativamente a quantidade de papel, além de organizar os documentos para um acesso mais rápido. Há empresas especializadas em digitalização para auxiliar essa tarefa.

Invista na gestão digital

Priorizar o gerenciamento de processos administrativos em formato digital aumenta a celeridade da tramitação e reduz os custos significativamente. O processo digital apresenta uma redução média de mais de 50% no tempo do trâmite. E, em valores, uma prefeitura deixa de ter um custo de R$ 20,00 por processo, somente em material de expediente. Com a troca do papel por documentos eletrônicos, utilizando certificação e assinatura digital, os arquivos se mantém em segurança e com validade jurídica. O uso de soluções resultam em informações confiáveis e consolidadas, de acesso fácil, além de proporcionar a otimização dos processos de gestão e de tomada de decisões.

Portal de atendimento ao cidadão

Órgãos públicos que privilegiam a desmaterialização da papelada permitem o uso do Portal de atendimento ao cidadão. No portal, o cidadão pode solicitar serviços e acompanhar os trâmites processuais totalmente online. Além disso, a aproximação com o cidadão pode gerar feedback importante para as entidades públicas, já que ele está cada vez mais exigente e atuante, apontando “gaps” e oportunidades de melhoria.

Como seu governo enfrenta a modernização dos processos? Já investiu em soluções para redução de custos, papéis e espaço com a desmaterialização dos processos? Conte-nos sua experiência nos comentários abaixo.