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Como fazer desenho de processo na Administração Pública

3 min. para leitura 03/08/2016

Na série sobre Gerenciamento de processos, já explicamos por quais tipos de processos devemos começar a priorização e selecionamos algumas boas práticas para ajudar na modelagem de processos e negócios. Depois do entendimento da cadeia de valor e mapeamento do processo “as is” e análise de processo, a próxima fase é listar as melhorias que permitem ser aplicadas e atividades que podem ser eliminadas para construir um novo desenho de processos. Esses aperfeiçoamentos não representam necessariamente uma mudança no fluxo de trabalho, algumas vezes podem ser apenas uma inserção de equipamento para otimizar o processo. No post de hoje, vamos apresentar um passo a passo para que as organizações possam fazer a análise e desenho de processo.

O que é o desenho de processos, afinal?

O desenho de processos, de acordo com a publicação BPM CBOK, é a criação de novos processos de negócio com a especificação do seu funcionamento, como serão medidos, controlados e gerenciados. Esse desenho envolve a produção do mapeamento do “To be” ou Estado Futuro, que fornece planos e orientações para o fluxo de trabalho, soluções tecnológicas, controle financeiros e operacionais que se relacionam com essas atividades. O desenho do “To be”, não se trata apenas de resolver os problemas de curto prazo ou atender a lista de resoluções de problemas, mas sim deve ter como premissa atender o cliente, ou o cidadão, da melhor forma possível.

É nesta fase do gerenciamento de processos que devemos começar a análise de melhorias olhando os quick wins, que são aperfeiçoamentos  de rápida implantação e de baixo custo. Esses aprimoramentos geralmente envolvem a remoção de atividades que não agregam valor e mudanças na estrutura organizacional.

Por que é preciso fazer o desenho de processos?

São os processos que definem o fluxo de trabalho e determinam quais os responsáveis por determinadas atividades nas organizações. No entanto, na maioria das vezes eles não são mapeados, mas sempre existiram. De uma forma ou de outra, os colaboradores criam seus próprios padrões e os processos são executados com a premissa que “o trabalho precisa ser concluído”. Esse senso de urgência faz com que as atividades sejam executadas de formas menos eficazes e com um gasto de tempo maior do que deveriam. Assim, o desenho de processo contribui para a otimização do trabalho, aumento da produtividade dos colaboradores e redução dos hand offs.

Como fazer o desenho de processos?

Para iniciar o desenho de processos é necessário considerar todas as atividades envolvidas. É preciso analisar não apenas os procedimentos realizados nas áreas funcionais (Marketing, recursos humanos, finanças, entre outras), mas também os subprocessos em que o trabalho é alinhado com as áreas para execução dessas atividades. As várias tarefas  de um mesmo processo são combinadas dentro dessas áreas funcionais e devem ser consideradas em todos esses níveis para se integrarem  e formar novos fluxos de trabalho.

Mas como o desenho de processos é feito afinal? Depois do entendimento do “As is”, o próximo passo é fazer o desenho do “to-be”. Nessa etapa, é preciso se concentrar primeiramente nas melhorias mais significativas, executá-las em vários blocos individuais que, a medida que forem otimizadas, vão agregando valor ao processo, pois esses blocos individuais estão interligados entre si e contribuem para a entrega de resultado.  Entre as várias etapas que devem ser levadas em consideração na hora do desenho de processos, podemos elencar como atividades-chave: desenho do novo processo detalhado em vários níveis, definição de procedimento internos, identificação de fluxo de trabalho e listagem de pendências, além de explicar a necessidade dos dados, definição das regras que norteiam as atividades e dos handoffs dos processos entre as áreas.

desenho de processo

Em resumo, primeiro fazemos a modelagem do processo em seguida a análise de processo, no qual envolve o mapeamento do “As-is”, a criação da matriz de problemas e oportunidades, e o levantamento das regras do negócio. O desenho de processos visa eliminar as dificuldades , aproveitar a oportunidade e construir uma modelagem e um desenho interativo que contribua para a melhoria nos serviços prestados aos cidadãos.

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