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5 dicas para melhorar a comunicação interna na prefeitura

4 min. para leitura 05/11/2019

Alcançar a efetividade na comunicação interna é um desafio vivido por praticamente todas as organizações, sejam públicas, privadas ou que envolvem a sociedade civil organizada. Não importa o porte ou o tempo de existência, em algum momento, as instituições sofrerão com a falta de integração e sincronia entre os profissionais. Com a comunicação interna na prefeitura não é diferente. 

O agravante no caso das prefeituras é que, muitas vezes, os processos estão enraizados na rotina. São os mesmos procedimentos usados há anos e os servidores estão habituados a executar suas atividades de uma determinada forma. O uso da tecnologia, porém, tem mostrado que é possível alcançar maior economia, agilidade e eficiência realizando a mesma tarefa, mas de forma diferente

Melhorar a comunicação interna na prefeitura é possível, mas para isso, é preciso modernizar os processos e a maneira como as atividades são realizadas. A seguir, mostraremos 5 dicas para melhorar a comunicação interna na prefeitura. Acompanhe!

Como melhorar a comunicação interna na prefeitura em 5 passos

A comunicação interna pode parecer uma rotina de bastidores, mas o fato é que seus efeitos interferem em processos externos, que envolvem o cidadão. O trâmite entre as solicitações da população, por exemplo, depende da eficiência da comunicação entre os setores.

Ter uma comunicação interna na prefeitura que seja imediata e direta é fundamental para que os munícipes tenham seus pedidos atendidos com agilidade. Além disso, é possível reduzir o volume de atendimentos que são realizados presencialmente. Isso quer dizer que o processo se torna mais rápido não só para os servidores públicos, que conseguem executar as suas atividades com rapidez, mas, principalmente, para a população que evita o deslocamento até a prefeitura e suas secretarias, ganhando mais tempo. A confiança da população também é impactada positivamente

A Plataforma 1Doc é uma ferramenta de comunicação, atendimento e gestão documental para órgãos públicos. Os recursos da solução permitem que secretarias, autarquias e departamentos se mantenham diretamente conectados aos cidadãos e às empresas contribuintes para resolver todas as demandas dos setores de forma rápida.

Com a 1Doc uma série de ações podem ser implementadas no setor público municipal, proporcionando mais agilidade e eficiência para a comunicação interna na prefeitura. Veja quais são estas ações abaixo:

1. Definir canais de comunicação oficiais

Centralizar a comunicação é uma forma de evitar que falhas aconteçam. Isso quer dizer que um único canal de comunicação deve ser utilizado para a troca de informações entre os profissionais. Este canal deve ser definido e informado a todos, para que possam fazer uso de forma oficial. 

A definição de um ou mais canais de comunicação aumenta a eficiência no recebimento das solicitações e torna os processos mais seguros. Além disso, será possível realizar auditorias em caso de fraudes ou falhas. 

Após a implantação da 1Doc, a Prefeitura de Tubarão/SC identificou resultados positivos, como a velocidade no atendimento e as melhorias para o fluxo da comunicação. “O principal impacto foi no andamento dos processos, pois com a tramitação eletrônica vencemos as barreiras de distância e de pessoal. Outro impacto importante é a formalização das ações e encaminhamentos que antes ficavam dispersos em vários documentos ou mesmo não eram formalizadas”, explicou Ricardo Duarte, coordenador de informática da Prefeitura de Tubarão, na época.

2. Conectar todos os servidores

As prefeituras contam com diversas secretarias e setores. Todos os servidores, principalmente aqueles que atuam no mesmo setor, precisam estar conectados. Profissionais de outros departamentos também precisam ter acesso aos conteúdos e informativos que lhes dizem respeito, para dar fluidez aos trâmites. 

A conexão reduzirá o tempo de comunicação e troca de informações entre os funcionários. Ou seja, não será necessário replicar o mesmo comunicado ou informação múltiplas vezes, correndo o risco de que alguém não receba a mensagem. Todos terão acesso ao mesmo ambiente. 

A Prefeitura de São Jorge D’Oeste/PR conseguiu formalizar e padronizar as demandas internas e externas, que antes eram feitas informalmente, apenas por “boca a boca”. Com isso, entre outros benefícios, aumentou o atendimento à população e conquistou uma economia de R$ 5.483,12.

3. Promover a comunicação de mão dupla

A prefeitura pode contar com murais e ambientes onde os comunicados são expostos, porém, a interação entre os servidores também deve ser estimulada. Os painéis, por mais visuais e efetivos que sejam, são recursos que não permitem que o servidor responda, envie uma dúvida ou reclamação. 

Por mais que a função do mural seja informativa, os servidores podem contribuir com suas experiências ou apresentar questionamentos. Ofereça alternativas para respostas, seja com formulários, caixas de sugestões ou mecanismos digitais (ouvidoria interna, redes sociais, intranet).

4. Reduzir o uso de papel

A circulação de papéis em órgãos públicos é alta e tem um custo considerável. Utiliza-se papel para praticamente todas as atividades, principalmente de comunicação. O uso deste material pode ser reduzido, aumentando a eficiência e transparência das atividades, além de diminuir despesas e desperdícios. 

A solução encontrada pela Prefeitura de Palhoça/SC para contornar esse problema foi implantar o sistema da 1Doc. Com o uso do Memorando Eletrônico, as comunicações oficiais foram padronizadas, os processos foram padronizados, houve aumento na segurança das informações e redução na quantidade de impressões. 

A organização obteve uma economia de R$ 350 mil aos cofres públicos, com a simplificação da rotina dos servidores e a melhoria no atendimento à população. Além disso, a iniciativa da prefeitura rende destaque na ONU para a administração.

A gestão foi selecionada para a Agenda Ambiental na Administração Pública (A3P), uma iniciativa do Ministério do Meio Ambiente e da Organização das Nações Unidas (ONU), que tem como objetivo estimular órgãos públicos a investirem em práticas de sustentabilidade.

A Prefeitura de Palhoça foi selecionada para representar as categorias: “Uso de Papel”, com a implementação do memorando eletrônico, e “Tecnologia da Informação aplicada à Sustentabilidade”, com a plataforma de gestão pública. 

5. Tornar a comunicação aberta para todos os setores envolvidos

Um dos problemas na comunicação centralizada é ficar sob a responsabilidade de um único indivíduo. Se uma equipe precisa ser informada sobre um evento, processo ou novo procedimento, o comunicado é enviado ao responsável pelo departamento, que deve informar os outros servidores. 

A falha neste processo acontece quando o servidor não consegue repassar a informação, por qualquer motivo, ou quando a informação não chega de forma clara. Tornar a comunicação aberta a todos, de forma horizontal, elimina esta responsabilidade do profissional e garante a eficiência no envio da mensagem. 

Diversas instituições públicas municipais estão investindo na modernização da comunicação interna com objetivo de reduzir falhas, aumentar a eficiência e formalizar processos. O ganho com a mudança no modelo torna os processos mais ágeis, simples, transparentes e econômicos. Conheça as boas práticas na Comunicação Oficial entre Setores em Órgãos Públicos: Memorandos, Circulares e Chamados que as prefeituras estão utilizando.