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Como um escritório de projetos pode melhorar a gestão pública

2 min. para leitura 02/12/2015

A busca pelo atendimento de excelência, pelo aperfeiçoamento da qualidade dos serviços e atendimento às demandas da sociedade são constantes na administração pública. Com foco nos resultados, cada vez mais gestores têm implantado práticas de gerenciamento de projetos dentro das organizações, visando a priorização, gestão, execução, controle e alinhamento dos projetos internos com as estratégias internasEntre as práticas mais comuns está a criação de um escritório de projetos: estrutura de suporte aos gerentes de projeto, proporcionando ferramentas, indicadores consolidados, apoio junto ao patrocinador, entre outros fatores. Um escritório de projetos ajuda a alinhar as ações corporativas com a visão estratégica da organização no curto, médio e longo prazo.

Como funciona um escritório de projetos?

Dentro de qualquer organização, pública ou privada, é possível planejar e executar uma série de projetos. Qual deles é o mais importante para a organização? Qual deles deve ter mais recursos alocados? Qual deles deve ser cancelado para evitar mais gastos? Essas perguntas são respondidas com a ajuda do escritório de projetos. Pense nele como um grande controller e órgão de suporte para os projetos idealizados pela organização.

O escritório de projetos ou Project Management Office (PMO) é responsável por dar suporte ao gerenciamento de projetos, de acordo com as necessidades da instituição pública. O porte do escritório de projetos varia conforme a necessidade e a complexidade dos projetos atendidos pela organização.

Atribuições do escritório de projetos

Padronizar documentação e indicadores, conscientizar a equipe sobre a estrutura projetizada (e os processos necessários para gerenciar um projeto) comunicar de forma assertiva, apoiar a alta administração e os gerentes de projetos fazem parte das funções de um escritório de projetos, segundo as práticas recomendadas pelo PMBOK (2008) (Project Management Body of Knowledge – PMBOK® Guide.

Em síntese, por meio de uma estrutura integrada e alinhada, é possível realizar um gerenciamento centralizado, padronizado, que se reflete em projetos mais assertivos, que atendam aos prazos estipulados e custos definidos e alinhados a estratégia do órgão. Este alinhamento entre a gestão de projetos e a estratégia é primordial para que o órgão atenda os objetivos pretendidos e o escritório de projetos pode pregar um papel fundamento nisso.

Com a implantação de um escritório de projetos e os resultados demonstrados pelos indicadores de qualidade, gestores públicos vislumbram boas práticas de governança, com foco na eficiência do atendimento ao cidadão. Com ferramentas como o PMO é possível visualizar de forma adequada o status dos projetos, programas e portfólio, além de antecipar possíveis problemas em projetos, que muitas vezes inviabilizam sua execução, evitar desvios, gerenciar riscos e criar um repositório de lições aprendidas. Apesar de o gerenciamento de projetos ainda ser um desafio para os gestores públicos, o método oferece mais qualidade à gestão, com resultados efetivos baseados no compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.

Com um modelo de gestão moderno e atuante é possível tornar a administração pública mais sustentável e inovadora, reduzindo custos dos serviços e aplicando da melhor forma os recursos públicos. Você já implantou alguma iniciativa de PMO na sua gestão pública? Compartilhe conosco sua experiência!