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Como o processo digital pode facilitar o atendimento ao cidadão

2 min. para leitura 14/02/2018

A tecnologia facilitou a gestão de processos administrativos em todos os segmentos, inclusive no poder público. Muitas prefeituras já usam soluções especializadas na gestão digital de processos internos, documentos e correspondências. O processo digital também aproxima mais as prefeituras e a população, através do uso da tecnologia. Confira neste post como os processos digitais podem melhorar o atendimento ao cidadão.

Solicitações Eletrônicas

As prefeituras que disponibilizam meios eletrônicos para o atendimento ao cidadão, acabam por oferecer mais comodidade à população. Quem precisa, por exemplo, consultar a viabilidade para instalação, alvará de construção, solicitar certidão de habite-se ou demais serviços da área de construção pode fazer a solicitação de onde estiver via internet. A Prefeitura de Florianópolis é uma que já implantou o processo digital, oferecendo mais facilidades aos cidadãos, como economia de tempo e dinheiro.

Fluxos de Trabalho

Os processos digitais também simplificam o desenvolvimento das atividades dos servidores públicos, uma vez que os sistemas permitem que o fluxo das atividades fique previamente definido. Essas facilidades eliminam o retrabalho e aceleram a resolução de demandas. Com a redução de solicitações em papel a organização também se torna muito mais simples e ágil. Com a implantação de um processo digital o tempo de tramitação dos processos tende a reduzir significativamente, uma vez que as solicitações recebidas já entram automaticamente no fluxo de trabalho.

Produtividade

A prefeituras que implantam o processo digital identificam uma mudança cultural, que resulta no aumento da produtividade. Para se ter uma ideia, um funcionário de uma empresa sem solução digital gasta mais de 300 horas por ano para pesquisar documentos em papel, sendo que mais de 20% destes documentos são mal classificados e, portanto, impossíveis de serem localizados. Com a gestão digital se torna muito mais fácil recuperar dados e buscar informações. O gerenciamento de grandes volumes de documentos e processos também se torna mais ágil e eficiente.

Indicadores de performance do processo digital

Quando uma prefeitura implanta o processo digital para a gestão administrativa, também passa a acompanhar indicadores de performance e relatórios personalizados. Os sistemas especializados oferecem até planos de classificação e temporalidade documental, com isso é possível acompanhar detalhadamente o fluxo de andamento dos processos. Os relatórios de monitoramento se tornam fontes de informação, que contribuem para a tomada de decisões.

Os benefícios da implantação do processo digital geram impacto também para o meio ambiente. Ao reduzir o uso de papel, a gestão digital também reduz o impacto ambiental. Além de todos os avanços que já comentamos, é importante ressaltar que as prefeituras ficam mais próximas do cidadão, pois estão ao seu alcance 24 horas por dia, durante os sete dias da semana.

Como é o atendimento prestado pela prefeitura da sua cidade? Existe algum processo digital estabelecido? Compartilhe a sua experiência!

 

Foto: StartupStockPhotos/CC