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5 ferramentas online para aumentar a produtividade

3 min. para leitura 13/04/2016

No post 3 novos métodos de organização para aplicar no setor público, falamos como as técnicas de GTD (Getting Things Done) e ZTD (Zen to Done) podem auxiliar a Gestão Pública a organizar as demandas e aumentar a produtividade e a eficiência nos setores  dos órgãos públicos. Mas como a base da maioria dos métodos de organização é manter o foco durante a execução das atividades, no post de hoje separamos cinco ferramentas online para auxiliar na sistematização das tarefas diárias.

Confira as ferramentas que ajudam a aumentar a produtividade

Google Agenda

A agenda do Google ajuda aquelas pessoas que não funcionam com anotações no papel a aumentar a produtividade. Se você é o tipo de profissional que precisa de notificações para lembrar de seus compromissos essa ferramenta foi criada para você. Além de enviar lembretes por e-mail, permite que sejam criadas agendas compartilhadas de forma que o gestor pode planejar as atividades semanais e dividir com toda equipe. Dessa forma, além de saber qual servidor está trabalhando em determinada demanda, é possível ter uma visão mais global das tarefas desenvolvidas no setor.

Trello

O Trello é uma ferramenta on-line, gratuita e disponível para web, Android e iPhone que permite criar e gerenciar grupos de trabalhos pessoal ou coletivos. Nele é possível criar listas de ideias, tarefas a fazer ou em andamento e marcar as demandas que foram resolvidas. Dessa forma, o gestor público pode estabelecer prioridades e gerenciar os processos que estão em desenvolvimento e com isso aumentar a produtividade da equipe. E como o aplicativo pode auxiliar nesse desafio? Ele gera um projeto chamado de board em que são criados cards e listas que podem ser compartilhados com os servidores que trabalham em seu setor.

Dropbox ou Google Drive

Os softwares de armazenamento e compartilhamento de arquivos permitem o acesso remoto aos documentos de texto, planilhas e apresentações. Não deu tempo de completar os slides antes da reunião? Eles permitem que isso seja feito no caminho por meio de um computador, tablet ou smartphone conectado à internet. Esses softwares são gratuitos para uma quantidade limitada de bytes de armazenamento.no Dropbox o limite é de 2GB, já no Google Drive é de 15 GB. Se o usuário desejar expandir o espaço na nuvem é preciso contratar um plano pago. Essas ferramentas surgiram para facilitar a vida pois são móveis e evitam a compra de equipamentos como pen drives e HD externo.

Rescue time

Essa ferramenta é indicada para as pessoas que se sentem pouco produtivas. O Rescue time informa como você distribui o seu tempo na internet e ainda possibilita configurar notificações que identificam quanto tempo foi gasto em cada página visitada. Assim fica mais fácil reconhecer quanto tempo você gasta com entretenimento, notícias, negócios e redes sociais. O programa ajuda a aumentar a produtividade pois permite dimensionar a quantidade de  visitas e redistribuí-las de forma que visem o aumento na eficiência das horas trabalhadas.

Contrate um software de gestão

Um software de gestão pode unir várias dessas soluções em um único lugar. O Solar BPM, por exemplo, é uma solução que realiza a gestão de processos digitais e otimiza rotinas de trabalho, o que permite aumentar a produtividade na Administração Pública. Além de excluir as resmas de papel gastos na tramitação de processos, possibilita a gestão arquivística, concentra os documentos do órgão em um repositório compartilhado e está acessível em qualquer lugar, desde que o servidor esteja conectado à internet.

Agora que você conhece algumas ferramentas online para aumentar a produtividade, clique aqui e saiba como a gestão de processos contribui para o aumento da eficiência na Administração Pública.