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3 novos métodos de organização para aplicar no setor público

3 min. para leitura 07/04/2016

Ela já foi tema de pesquisa do IPEA (Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada)  e volta e meia é assunto de artigos, dissertações e teses de pesquisadores, como a de Luiz Carlos Pereira que abordou  o tema “Gestão do setor público: estratégia e estrutura para um novo estado”. Mas o que é a produtividade afinal? É ser produtivo? É trabalhar sem intervalos? É ser determinado? Produtividade tem a ver com eficiência e, portanto, um servidor produtivo é aquele que consegue realizar suas demandas aproveitando melhor o seu tempo, os recursos disponíveis e as habilidades pessoais. Mas como é possível ter foco em uma atividade numa época com tanta informação? Para ter foco é preciso organizar melhor as tarefas, estabelecendo prioridades e delegando tarefas. No post de hoje separamos alguns métodos de organização que vão lhe auxiliar nesse trabalho.

3 métodos de organização para aumentar a produtividade

Pomodoro

A técnica Pomodoro é mais uma ferramenta para ajustar o foco em suas atividades e, consequentemente, aumentar a produtividade do que um dos novos métodos de organização. Nela, você fica 25 minutos totalmente concentrado no trabalho, com cinco minutos de intervalo para fazer outras atividades. Essa meia hora é chamada de pomodoro e durante esse tempo não é permitido ir ao banheiro, responder mensagens em chats ou fazer um lanche, nada. Depois de 4 pomodoros, é permitido fazer um intervalo de 30 minutos.

É importante ressaltar que durante o método em que você está focado em seu trabalho, não significa que apenas uma atividade será realizada, se você precisa fazer três coisas diferentes e elas cabem dentro de um pomodoro, simplesmente execute. A ferramenta funciona principalmente pelo fato dos intervalos diminuírem a tensão e estresse do trabalho. Para gerenciar os pomodoros sem ficar olhando a cada cinco minutos no relógio, existem aplicativos gratuitos como o Tomato Time, que emite um alarme quando os 25 minutos são finalizados.

GTD

O GTD, do inglês Getting Things Done, é um dos métodos de organização mais simples e foi criado por David Allen. A implantação dessa metodologia tem cinco passos básicos. A coleta, que consiste na anotação de todas as tarefas a serem desenvolvidas no dia. Essas ideias podem ser escritas em uma agenda, bloquinho de anotação ou post its, pois o mais importante é anotar as lembranças e projetos das atividades em um lugar seguro. Já a segunda fase diz respeito ao processamento das ideias desenvolvidas na coleta. Aqui é feita uma análise de tudo o que foi listado para verificar se algo não foi deixado de fora e também é criado um planejamento para executar essas atividades. Nesta fase é interessante responder a essas três perguntas:

Qual o primeiro passo para resolver esta demanda?

Posso delegar esta tarefa para outra pessoa?  

Esta atividade pode ser adiada?

Respondidas essas perguntas, a terceira fase diz respeito a organização em si. Afinal todos os métodos de organização passam por essa etapa. Aqui é interessante organizar as demandas em várias listas: prioritárias, aguardando respostas, próximas ações, etc. Neste vídeo é possível ter uma ideia de como criar listas para melhorar a fase da organização. Já o quarto passo se refere a execução do projeto e, portanto, é o momento mais importante do GTD. É aqui o momento em que você vai precisar de foco e não pode ser interrompido, uma boa prática seria alinhar essa fase com outros métodos de organização ou ferramentas como o Pomodoro. A última etapa é a revisão: o que foi concluído vai para a lista de tarefas cumpridas, o que não foi terá que ser reagendado. Isso significa que a as listas do GTD devem ser revisadas e analisadas semanalmente.

ZTD

O ZTD (Zen to done) é uma variação do GTD criada por Leo Babauta. Os princípios são os mesmos do GTD, mas a grande diferença do ZTD para os outros métodos de organização é que ele busca resolver as demandas de forma minimalista, com uma execução mais simplificada, e reduzir a estrutura necessária para desenvolver uma atividade. O seu autor propôs dez hábitos, mas o ZTD pode ser entendido por meio de quatro ferramentas de trabalho: um bloco, uma lista de pendências, uma agenda diária e quatro novos hábitos.

Capturar: tenha sempre um bloco e uma caneta para anotar suas ideias. Essas observações devem ser registradas livremente em qualquer lugar do bloco, o importante é ter um lugar seguro para registrar todas as lembranças e ideias.

Processar: essa etapa não se refere a execução das demandas, mas na  análise dos prazos e tomada de decisões necessárias para que as tarefas não se acumulem. Ao organizar esta etapa é preciso ter em mente essa ordem de prioridades: resolver agora, descartar, delegar, arquivar ou colocar na lista de pendências.

Planejar: identifique as prioridades das atividades semanais baseadas em suas anotações. Semanalmente faça a lista das tarefas mais importantes e a cada dia crie uma segunda lista com pelo menos três atividades que devem ser concluídas naquele dia.

Executar: seja no ZTD, GTD ou outros métodos de organização é necessário ter foco ao entrar na etapa de execução. Evite se distrair, mantenha sua atenção totalmente voltada nesta atividade e perceba como isso vai tornar o seu dia mais produtivo.

Se você gostou desta lista com novos métodos de organização para aplicar no setor público, saiba como estimular a motivação dos servidores em sua organização.