Case

Como a AGERBA entrou na era da transformação digital

Agora, o controle de processos administrativos, o gerenciamento de multas, as solicitações de diárias e prestação de contas, as compras e licitações e os pedidos de almoxarifado são 100% digitais.

Responsável por regular e fiscalizar os serviços públicos estaduais delegados à iniciativa privada, a Agência Estadual de Regulação de Serviços Públicos de Energia, Transportes e Comunicações da Bahia (AGERBA) implantou o sistema SOLAR da Softplan para informatizar os processos internos. Agora, o controle de processos administrativos, o gerenciamento de multas, as solicitações de diárias e prestação de contas, as compras e licitações e os pedidos de almoxarifado são 100% digitais.

A Agência investiu na transformação digital para aprimorar a gestão de processos e a eficiência dos serviços ofertados, reduzir custos e aumentar a transparência e a segurança. A tecnologia adotada pela AGERBA é um sistema integrado que transformou a gestão de processos internos. Desde a implantação 100% dos novos processos administrativos criados na Agência estão em ambiente digital.

“Quem ganha com a transformação digital no setor público é o cidadão e a sociedade. Apoiar a AGERBA na conquista de mais eficiência e de processos mais transparentes é uma honra para nós, da Softplan, pois acreditamos que a tecnologia tem como função principal facilitar a vida das pessoas”, afirma Moacir Marafon, diretor executivo da Unidade de Gestão Pública da Softplan.

Processos Administrativos

Com o SOLAR, a criação e a tramitação de processos administrativos na AGERBA é digital. Isso acaba com as pilhas de papel e com o envio de malotes e evita os problemas da tramitação física: falta de local para armazenar tanto papel, demora na busca por processos, extravio de documentos e prescrição de prazos. A tramitação digital também otimiza o tempo, pois os servidores conseguem fazer as análises do processo simultaneamente. Quando um processo é aberto na Agência, os técnicos responsáveis pelo processo são notificados e podem organizar as demandas.

Gestão de Defesa e Recurso de Multas

A gestão de multas, defesas e recursos também se tornou 100% digital. Com o SOLAR é possível controlar os processos de multa com agilidade, segurança e transparência. O sistema reduziu de três anos para seis meses o tempo médio de um julgamento de recurso de multa e facilitou o acesso à informação. Agora, o cidadão pode acompanhar a tramitação e o resultado online e abrir processos de defesa e recurso sem sair de casa. O sistema digital também gerou ganho em sustentabilidade, pois antes do SOLAR, os processos dos mais de cinco mil autos de infração diários eram feitos em papel, gerando um gasto mensal de 30 mil folhas.

Pedidos de Diárias e Prestação de Contas

Uma das maiores demandas internas da AGERBA são os pedidos de diárias de viagem. A agência um grande número de pedidos mensais feitos pelos servidores que precisam viajar pelo estado para fiscalizar os serviços de transporte, energia e comunicação prestados ao cidadão por empresas concessionadas. Com o SOLAR, esses processos passaram a ser digitais e foi possível reduzir em 40% o tempo de tramitação dos pedidos de diárias e auxílio alimentação. Além do ganho em agilidade, o sistema digital facilita a fiscalização e aumenta o controle da prestação de contas.

O caso de sucesso da AGERBA em números

  • Tramitação digital de 100% dos novos processos administrativos;
  • Economia mensal de mais de 30 mil folhas de papel;
  • Tempo de tramitação dos processos de diária reduzido em 40%;
  • Tempo de tramitação de multas reduzido de três anos para seis meses;
  • Redução do custo com transporte e guarda de processos.
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